E-Rechnung: Verpflichtung seit 1.1.2025 – Überblick

E-Rechnung: Verpflichtung seit 1.1.2025

Überblick

Seit dem 1.1.2025 gelten im inländischen B2B-Bereich neue Vorgaben für elektronische Rechnungen. Auf der Ausgangsseite bestehen Übergangsregelungen bis spätestens 31.12.2027. Die Regelungen wurden durch das Wachstumschancengesetz eingeführt und durch BMF-Schreiben vom 15.10.2024 sowie vom 15.10.2025 konkretisiert. Ergänzend veröffentlicht das BMF einen laufend aktualisierten FAQ-Katalog.

1. Hintergrund

Die deutsche E-Rechnungspflicht steht im Zusammenhang mit der europäischen ViDA-Initiative. Auf EU-Ebene ist ein elektronisches Meldesystem vorgesehen, das unter anderem die bisherigen Zusammenfassenden Meldungen ersetzen soll. Nach dem im Beitrag dargestellten Zeitplan ist die Umsetzung zum 1.7.2030 vorgesehen.

Deutschland hat die E-Rechnung bereits vorgezogen. Die hierfür erforderliche unionsrechtliche Genehmigung erfolgte durch Durchführungsbeschluss des EU-Rats vom 25.7.2023.

2. Was ist seit 2025 eine E-Rechnung?

Seit dem 1.1.2025 unterscheidet § 14 Abs. 1 UStG zwischen E-Rechnungen und sonstigen Rechnungen.

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung,

• die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt,
• elektronisch übermittelt und empfangen wird und
• eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Das Format muss grundsätzlich der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder mit ihr interoperabel sein.

Beispiele für geeignete Formate sind insbesondere:

• XRechnung,
• ZUGFeRD,
• Factur-X,
• Peppol-BIS Billing.

Auch andere oder individuell vereinbarte Formate können zulässig sein, wenn die umsatzsteuerrechtlich erforderlichen Angaben vollständig und richtig in ein mit EN 16931 kompatibles Format extrahiert werden können.

Wichtig:

Eine einfache PDF-Rechnung, die per E-Mail versandt wird, gilt seit 2025 nicht als E-Rechnung im gesetzlichen Sinne, sondern als sonstige Rechnung.

Bei hybriden Formaten ist der strukturierte, maschinenlesbare Teil führend. Abweichungen zwischen XML-Daten und dem menschenlesbaren Bildteil können zu Problemen führen, insbesondere im Zusammenhang mit § 14c UStG.

3. Format-, Geschäftsregel- und Inhaltsfehler

Der bereitgestellte Beitrag unterscheidet drei Fehlerarten:

• Formatfehler: Das verwendete Format entspricht technisch nicht den zulässigen Anforderungen.
• Geschäftsregelfehler: Logische oder technische Abhängigkeiten innerhalb des E-Rechnungsformats sind verletzt.
• Inhaltsfehler: Umsatzsteuerrechtliche Pflichtangaben sind falsch oder fehlen.

Eine technische Validierung kann Format- und Geschäftsregelfehler aufdecken. Sie ersetzt aber nicht die inhaltliche Rechnungsprüfung durch den Empfänger.

4. Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?

Die Pflicht betrifft grundsätzlich Leistungen zwischen Unternehmern im Inland (B2B), wenn sowohl Leistender als auch Leistungsempfänger im Inland ansässig sind.

Als inländisch ansässig gilt ein Unternehmer insbesondere bei Sitz, Geschäftsleitung oder einer am Umsatz beteiligten Betriebsstätte im Inland.

Die Pflicht gilt nach dem bereitgestellten Beitrag auch für:

• Gutschriften,
• Reverse-Charge-Umsätze nach § 13b UStG,
• Umsätze land- und forstwirtschaftlicher Betriebe nach § 24 UStG,
• Reiseleistungen nach § 25 UStG,
• Differenzbesteuerung nach § 25a UStG,
• Kleinunternehmer als Rechnungsempfänger,
• Unternehmer mit ausschließlich steuerfreien Ausgangsumsätzen,
• unternehmerisch tätige Vereine.

Auch Vermieter, die nach § 9 UStG zur Steuerpflicht optieren und an andere Unternehmer vermieten, können betroffen sein.

5. Dauerschuldverhältnisse

Bei Dauerschuldverhältnissen, etwa Mietverhältnissen, reicht es nach der dargestellten Verwaltungsauffassung grundsätzlich aus, für den ersten Teilleistungszeitraum eine E-Rechnung auszustellen, wenn der Vertrag beigefügt wird oder sich aus der Rechnung eindeutig ergibt, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt.

Für vor dem 1.1.2027 als sonstige Rechnung ausgestellte Dauerrechnungen muss nach dem Beitrag keine zusätzliche E-Rechnung ausgestellt werden, solange sich die Rechnungsangaben nicht ändern.

6. Übergangsfristen 2025 bis 2027

Die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung wird auf der Ausgangsseite stufenweise umgesetzt.

Bis 31.12.2026

Für Umsätze der Jahre 2025 und 2026 dürfen weiterhin

• Papierrechnungen und
• mit Zustimmung des Empfängers andere elektronische Rechnungsformate

verwendet werden.

Bis 31.12.2027

Für Umsätze des Jahres 2027 dürfen Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 EUR weiterhin Papier- oder sonstige elektronische Rechnungen verwenden.

Für größere Unternehmer kann bis Ende 2027 unter den beschriebenen Voraussetzungen weiterhin das EDI-Verfahren genutzt werden.

Ab 2028

Nach Ablauf der Übergangsregelungen müssen die gesetzlichen Anforderungen an E-Rechnung und Übermittlung grundsätzlich zwingend eingehalten werden.

7. Anzahlungs-, End- und Restrechnungen

Bei Anzahlungen kann nach Ausführung der Leistung grundsätzlich mit einer End- oder Restrechnung abgerechnet werden.

Da die Anforderungen an eine Endrechnung nach dem Beitrag derzeit noch nicht vollständig im strukturierten Teil einer E-Rechnung abgebildet werden können, empfiehlt die Finanzverwaltung die Verwendung einer Restrechnung.

Bis zum 31.12.2027 wird es nicht beanstandet, wenn bestimmte unstrukturierte Anhänge Bestandteil einer E-Rechnung sind. Ein gesonderter Versand einer besonderen Zusammenstellung wird dagegen nicht akzeptiert.

8. Pflichtangaben in der E-Rechnung

Alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein.

Die Leistungsbeschreibung muss eine eindeutige und leicht nachprüfbare Feststellung der abgerechneten Leistung ermöglichen.

Ergänzende Dokumente, etwa Stundennachweise, können als Anhang beigefügt werden.

Beim Leistungszeitpunkt genügt weiterhin die Angabe des Kalendermonats. Mehrere Leistungen eines Monats können in einer Sammelrechnung zusammengefasst werden.

9. Was gilt für Rechnungsempfänger?

Seit dem 1.1.2025 müssen inländische Unternehmer E-Rechnungen empfangen können.

Dies gilt unabhängig davon, ob der Unternehmer selbst bereits verpflichtet ist, E-Rechnungen auszustellen.

Der Rechnungsempfänger kann die Ausstellung einer sonstigen Rechnung grundsätzlich nicht verlangen, wenn der Aussteller zur E-Rechnung berechtigt oder verpflichtet ist.

Auch Unternehmer, die nur steuerfreie Umsätze ausführen, etwa Wohnungsvermieter oder Ärzte, müssen nach dem bereitgestellten Beitrag in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und aufzubewahren.

Für den Empfang genügt beispielsweise ein E-Mail-Postfach. Weitere mögliche Übermittlungswege sind:

• elektronische Schnittstellen,
• gemeinsame Speicherorte,
• Internetportale,
• EDI,
• nach den im Beitrag genannten BMF-FAQ auch USB-Sticks.

10. Gutschriften

Die Abrechnung durch Gutschrift bleibt weiterhin möglich, wenn sie zuvor zwischen den Beteiligten vereinbart wurde.

Auch die Rechnungsausstellung durch Dritte im Namen und für Rechnung des Unternehmers bleibt zulässig.

11. Ausnahmen

Nicht jede Rechnung muss als E-Rechnung ausgestellt werden.

Dauerhafte Ausnahmen bestehen insbesondere für:

• Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV,
• Fahrausweise nach § 34 UStDV.

Bei Kleinbetragsrechnungen ist der Gesamtbetrag der Rechnung maßgeblich.

Übersteigt der Gesamtbetrag 250 EUR, greift die Kleinbetragsregelung nicht.

Nach den im Beitrag wiedergegebenen BMF-FAQ gilt die E-Rechnungspflicht grundsätzlich auch für Barkäufe eines Unternehmers über 250 EUR, sofern die übrigen Voraussetzungen erfüllt sind.

12. Rechnungsberichtigung

Eine E-Rechnung muss grundsätzlich auch in der vorgeschriebenen elektronischen Form berichtigt werden. Eine bloße Ergänzung in einem anderen Format reicht nicht aus.

Für Umsätze vor dem 1.1.2025 ist keine E-Rechnung zur Berichtigung erforderlich.

Dasselbe gilt für Rechnungen, die aufgrund der Übergangsregelungen noch als sonstige Rechnung ausgestellt werden durften.

Ändert sich lediglich die Bemessungsgrundlage nach § 17 UStG, etwa durch Skonto, Bonus oder Rabatt, ist nicht zwingend eine Rechnungsberichtigung erforderlich.

Ändert sich dagegen der Leistungsumfang oder die Leistungsbeschreibung, ist grundsätzlich eine Berichtigung erforderlich.

13. Vorsteuerabzug

Besteht eine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung, erfüllt grundsätzlich nur eine solche die formellen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung.

Eine sonstige Rechnung berechtigt daher dem Grunde nach zunächst nicht zum Vorsteuerabzug.

Sie kann jedoch durch eine E-Rechnung berichtigt werden. Bei ordnungsgemäßer Berichtigung kann diese auf den ursprünglichen Rechnungszeitpunkt zurückwirken.

Auch ohne formelle Berichtigung kann nach dem Beitrag im Einzelfall ein Vorsteuerabzug möglich sein, wenn der Finanzverwaltung alle Informationen vorliegen, um die materiellen Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs zu überprüfen.

Dies soll wegen des strengen Prüfungsmaßstabs nur als Notlösung angesehen werden.

Während der Übergangszeit soll der Vorsteuerabzug nicht allein wegen eines falschen Rechnungsformats versagt werden, wenn der Rechnungsempfänger davon ausgehen durfte, dass der Rechnungsaussteller die Übergangsregelungen nutzen konnte.

14. Aufbewahrung

Nach § 14b Abs. 1 UStG sind ein- und ausgehende Rechnungen grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren.

Bei E-Rechnungen muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben.

Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit müssen gewährleistet sein.

Für weitere Anforderungen verweist die Finanzverwaltung auf die GoBD.

15. Praxisfazit

Für die Praxis sind insbesondere folgende Punkte entscheidend:

• Seit 1.1.2025 muss der Empfang von E-Rechnungen möglich sein.
• Eine PDF-Datei allein ist keine E-Rechnung im gesetzlichen Sinn.
• XRechnung und ZUGFeRD erfüllen grundsätzlich die Anforderungen.
• Die Ausstellungspflicht wird durch Übergangsregelungen bis Ende 2027 schrittweise eingeführt.
• Ab 2028 gelten die neuen Anforderungen grundsätzlich vollständig.
• Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise bleiben von der Pflicht ausgenommen.
• Fehlerhafte E-Rechnungen müssen grundsätzlich im entsprechenden elektronischen Format berichtigt werden.
• Das richtige Rechnungsformat ist für den Vorsteuerabzug relevant.
• Der strukturierte Teil einer E-Rechnung muss ordnungsgemäß archiviert werden.

Unternehmen sollten ihre Prozesse für Empfang, Prüfung, Verarbeitung, Versand und Archivierung von E-Rechnungen daher vollständig auf strukturierte Rechnungsdaten ausrichten.