Werbungskosten-ABC – Arbeitnehmer

Werbungskosten sind Aufwendungen zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung von Einnahmen. Bei Arbeitnehmern sind beruflich veranlasste Aufwendungen grundsätzlich bei den Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit abziehbar. Entscheidend ist der wirtschaftliche Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit. Private Lebensführungskosten bleiben grundsätzlich außen vor.

• Rechtsgrundlage ist vor allem § 9 EStG.
• § 12 EStG grenzt nicht abziehbare Kosten der privaten Lebensführung ab.
• Für den Zeitpunkt des Abzugs gilt grundsätzlich das Abflussprinzip des § 11 EStG.
• Bei gemischt beruflich und privat veranlassten Aufwendungen kommt eine Aufteilung nur in Betracht, wenn die beruflichen und privaten Anteile sachgerecht trennbar sind.
• Steuerfreie Erstattungen des Arbeitgebers oder anderer Stellen mindern regelmäßig den eigenen Werbungskostenabzug.

Beruflich genutzte Arbeitsmittel können Werbungskosten sein. Wirtschaftsgüter mit einer Nutzungsdauer von mehr als einem Jahr werden grundsätzlich über die Nutzungsdauer abgeschrieben.

Wichtige Besonderheiten:

• Computerhardware und Software können steuerlich mit einer Nutzungsdauer von einem Jahr angesetzt werden.
• Geringwertige Wirtschaftsgüter bis 800 EUR netto können grundsätzlich sofort abgezogen werden.
• Im Anschaffungsjahr erfolgt eine zeitanteilige AfA nach Monaten, soweit keine kürzere steuerliche Nutzungsdauer greift.
• Wird ein zunächst privat genutzter Gegenstand später Arbeitsmittel, beginnt keine neue AfA vom Zeitwert. Ausgangspunkt bleiben die ursprünglichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten abzüglich der auf die Privatnutzungszeit entfallenden fiktiven AfA.
• Bei geschenkten gebrauchten Arbeitsmitteln ist ebenfalls grundsätzlich auf die ursprünglichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten unter Berücksichtigung der bereits verbrauchten Nutzungsdauer abzustellen.

Kosten einer ernsthaft betriebenen Arbeitsplatzsuche können vorweggenommene Werbungskosten sein – auch wenn die Bewerbung erfolglos bleibt. Typisch sind:

• Bewerbungsunterlagen und Porto,
• Fahrtkosten zu Vorstellungsgesprächen,
• beruflich veranlasste Übernachtungs- und Reisekosten,
• Stellenanzeigen und beruflich veranlasste Internetkosten.

Reine Erkundungsreisen zum Kennenlernen des möglichen neuen Wohn- oder Arbeitsumfelds sind dagegen privat veranlasst.

Entsteht mangels Einnahmen ein Verlust, kann ein Verlustabzug nach § 10d EStG in Betracht kommen.

Fortbildungskosten im bereits ausgeübten Beruf sowie Aufwendungen zur Verbesserung beruflicher Kenntnisse sind grundsätzlich Werbungskosten.

Prüfungsgebühren, Fachliteratur, beruflich veranlasste Sprachkurse und vergleichbare Aufwendungen können ebenfalls abziehbar sein, wenn ein konkreter Zusammenhang mit der ausgeübten oder angestrebten Tätigkeit besteht.

Bei einer erstmaligen Berufsausbildung bzw. einem Erststudium außerhalb eines Dienstverhältnisses gelten dagegen besondere Beschränkungen; entsprechende Aufwendungen sind grundsätzlich nur im Rahmen des Sonderausgabenabzugs zu berücksichtigen.

Auch Promotions- oder Doktorkosten können Werbungskosten sein, wenn der Erwerb des Titels konkret beruflich veranlasst ist.

Bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten kommen insbesondere in Betracht:

• tatsächliche Fahrt- oder Flugkosten,
• gesetzliche Verpflegungspauschalen,
• nachgewiesene Übernachtungskosten,
• beruflich veranlasste Parkgebühren,
• beruflich veranlasste Trinkgelder und Reisenebenkosten.

Bei gemischt beruflich und privat veranlassten Kongress-, Studien- oder Gruppenreisen ist eine sachgerechte Aufteilung möglich, wenn die beruflichen Bestandteile objektiv abgrenzbar sind.

Bei Flügen zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gelten Besonderheiten gegenüber der normalen Entfernungspauschale.

Verpflegungsmehraufwendungen werden nur in Höhe der gesetzlichen Pauschalen berücksichtigt, insbesondere bei Auswärtstätigkeiten und doppelter Haushaltsführung.

Stellt der Arbeitgeber oder ein von ihm veranlasster Dritter eine Mahlzeit zur Verfügung, kann die Verpflegungspauschale zu kürzen sein. Ob der Arbeitnehmer die bereitgestellte Mahlzeit tatsächlich isst, ist dafür grundsätzlich unerheblich.

Beruflich veranlasste Kontoführungsgebühren sind Werbungskosten. Die Finanzverwaltung erkennt hierfür regelmäßig 16 EUR pro Jahr ohne Einzelnachweis an.

Steuerberatungskosten sind abziehbar, soweit sie auf die Ermittlung steuerpflichtiger Einkünfte entfallen. Bei gemischten Aufwendungen – etwa Beiträgen an Lohnsteuerhilfevereine, Steuersoftware oder steuerlicher Fachliteratur – gelten Vereinfachungsregelungen der Finanzverwaltung.

Versicherungsbeiträge sind Werbungskosten, soweit das versicherte Risiko der beruflichen Sphäre zuzuordnen ist.

Beispiele:

• beruflicher Anteil einer Rechtsschutzversicherung,
• ausschließlich berufliche Unfallversicherung,
• anteilige Kfz-Versicherung bei Ansatz tatsächlicher beruflicher Fahrzeugkosten.

Versicherungen für private Risiken gehören dagegen grundsätzlich zur privaten Lebensführung bzw. können gegebenenfalls Sonderausgaben sein.

Kosten eines Rechtsstreits können Werbungskosten sein, wenn der Streit durch das Arbeitsverhältnis oder die Erzielung bzw. Sicherung von Arbeitslohn veranlasst ist.

Typischer Fall: Kündigungsschutzprozess. Die Kosten können unabhängig vom Ausgang des Verfahrens beruflich veranlasst sein.

Auch beruflich veranlasste Haftungs-, Regress- oder Schadensersatzzahlungen können Werbungskosten darstellen. Der Abzug scheidet insbesondere aus, wenn private Motive oder vorsätzliche Schädigungen den beruflichen Zusammenhang überlagern.

Der Verlust eines Arbeitnehmerdarlehens kann ausnahmsweise Werbungskosten sein, wenn das Darlehen wesentlich zur Sicherung des Arbeitsplatzes gewährt wurde und die berufliche Veranlassung gegenüber der Kapitalanlage deutlich überwiegt.

Auch der Verlust einer zur Erlangung eines Arbeitsplatzes geleisteten Kaution kann beruflich veranlasst sein.

Reine Kapitalanlageverluste oder Verluste aus Beteiligungen sind dagegen nicht automatisch Werbungskosten aus dem Arbeitsverhältnis.

Der Verlust eines Arbeitsmittels durch Diebstahl kann bei beruflichem Zusammenhang über eine außergewöhnliche Abnutzung berücksichtigt werden.

Bei persönlichen Gegenständen kommt ein Abzug nur ausnahmsweise in Betracht, wenn sich gerade ein besonderes berufliches Risiko verwirklicht. Der Diebstahl einer privaten Geldbörse auf einer Dienstreise genügt grundsätzlich nicht.

Unfallkosten können zusätzlich Werbungskosten sein, wenn der Unfall auf einer beruflich veranlassten Fahrt eintritt. Das kann auch bei Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gelten.

Abziehbar können insbesondere sein:

• selbst getragene Reparaturkosten,
• Abschlepp- und Gutachterkosten,
• unfallbedingte Behandlungskosten,
• Prozess- und Nebenkosten,
• unter Voraussetzungen eine außergewöhnliche AfA bei erheblicher Beschädigung oder Totalschaden.

Erstattungen durch Versicherungen oder den Arbeitgeber sind gegenzurechnen.

Private Umwege können den beruflichen Zusammenhang unterbrechen. Unfallkosten infolge alkoholbedingter Fahruntüchtigkeit gelten als privat veranlasst.

Je nach Einzelfall können insbesondere Werbungskosten sein:

• Arbeitsmittel und beruflich genutzte Computer,
• Bewerbungskosten,
• Beiträge zu Berufsverbänden und Gewerkschaften,
• Berufshaftpflichtversicherung,
• typische Berufskleidung,
• beruflich veranlasste Fortbildungs- und Prüfungskosten,
• Fachkongresse und beruflich veranlasste Sprachkurse,
• beruflich notwendige Führerscheine oder Lizenzen,
• Prozess- und Rechtsberatungskosten mit Berufsbezug,
• Reisekosten und Verpflegungsmehraufwendungen,
• beruflich veranlasste Schadensersatz- und Regresszahlungen,
• bestimmte Schuldzinsen für beruflich eingesetzte Arbeitsmittel,
• vorweggenommene Werbungskosten vor Beginn eines Arbeitsverhältnisses.

Regelmäßig nicht als Werbungskosten abziehbar sind insbesondere:

• normale bürgerliche Kleidung und Kosmetika,
• gewöhnliche medizinische Hilfsmittel und allgemeine Krankheitskosten ohne spezifischen Berufsbezug,
• allgemeine Repräsentationskosten,
• Geldstrafen, Buß- und Ordnungsgelder,
• Schmier- und Bestechungsgelder,
• private Sport- und Freizeitkosten,
• Kosten eines normalen Pkw-Führerscheins, wenn dieser lediglich beruflich nützlich ist,
• private Vermögensverluste.

Werbungskosten können bereits vor Beginn eines Arbeitsverhältnisses entstehen. Voraussetzung ist ein ausreichend konkreter objektiver Zusammenhang mit künftigen steuerpflichtigen Einnahmen.

Das betrifft beispielsweise Bewerbungen, Umschulungen oder Fortbildungen zur Vorbereitung einer konkret angestrebten Tätigkeit. Auch während Arbeitslosigkeit oder Elternzeit können beruflich veranlasste Aufwendungen abziehbar sein, wenn die spätere Erwerbstätigkeit hinreichend konkret beabsichtigt ist.

Je länger der Zeitraum bis zu den erwarteten Einnahmen ist, desto wichtiger sind nachvollziehbare Nachweise für den beruflichen Zusammenhang.

1. Welche konkrete Ausgabe ist entstanden? 2. Welcher Zusammenhang besteht mit dem Arbeitsverhältnis oder künftigen Arbeitslohn? 3. Ist die Ausgabe ausschließlich beruflich oder teilweise privat veranlasst? 4. Ist bei gemischter Veranlassung eine objektive Aufteilung möglich? 5. Greift ein gesetzliches Abzugsverbot oder eine Abgeltungswirkung, z. B. durch die Entfernungspauschale? 6. Wurden Kosten steuerfrei vom Arbeitgeber oder von Dritten ersetzt? 7. Liegen Rechnungen, Zahlungsnachweise und sonstige Belege vor? 8. Bei vorweggenommenen Werbungskosten: Ist die Einkünfteerzielungsabsicht objektiv dokumentierbar?

Nicht die Bezeichnung der Ausgabe entscheidet, sondern ihre Veranlassung: Besteht ein hinreichend konkreter wirtschaftlicher Zusammenhang mit steuerpflichtigem Arbeitslohn und greift kein Abzugsverbot, kommt ein Werbungskostenabzug in Betracht.

• § 9 EStG – Werbungskosten
• § 11 EStG – Zu- und Abflussprinzip
• § 12 EStG – nicht abziehbare Ausgaben
• § 3c EStG – Ausgaben im Zusammenhang mit steuerfreien Einnahmen
• § 10d EStG – Verlustabzug
• § 9 Abs. 4a EStG – Verpflegungsmehraufwendungen
• § 9 Abs. 5 EStG i. V. m. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 10 EStG – Abzugsverbot für bestimmte rechtswidrige Zuwendungen