Geschenke an Arbeitnehmer: Sachzuwendungen, § 37b EStG und richtige Kontierung

Geschenke und Sachzuwendungen an Arbeitnehmer – kompakter Praxisüberblick

1. Grundsatz Sachzuwendungen des Arbeitgebers an Arbeitnehmer können steuerpflichtiger Arbeitslohn sein. Für bestimmte zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährte Sachzuwendungen kann der Arbeitgeber die Einkommensteuer nach § 37b Abs. 2 EStG pauschal mit 30 % übernehmen. Die Pauschalierung ersetzt dann die individuelle Besteuerung beim Arbeitnehmer.

Geldgeschenke sind keine Sachzuwendungen. Sie gelten regelmäßig als Barlohn und sind grundsätzlich lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Auch zweckgebundene Geldleistungen, nachträgliche Kostenerstattungen sowie viele Geld- und Kreditkarten gelten nach § 8 Abs. 1 EStG als Geldleistung.

2. Sachbezug oder Geldleistung? Seit 2020 ist die Abgrenzung enger gefasst. Als Sachbezug können insbesondere Gutscheine und Geldkarten behandelt werden, wenn sie ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen und die gesetzlichen Voraussetzungen für ein begrenztes Akzeptanzstellennetz bzw. eine begrenzte Produktpalette erfüllen. Nur dann kann die monatliche 50-EUR-Freigrenze nach § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG in Betracht kommen.

Wichtig: Die 50-EUR-Grenze ist eine Freigrenze. Wird sie überschritten, ist grundsätzlich der gesamte betreffende Sachbezug steuerpflichtig.

3. Pauschalbesteuerung nach § 37b EStG Für betriebliche Sachzuwendungen an eigene Arbeitnehmer kann der Arbeitgeber die Steuer mit 30 % pauschal übernehmen, wenn die Zuwendung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird. Eine Umwandlung von ohnehin geschuldetem Barlohn in einen Sachbezug ist grundsätzlich nicht begünstigt.

Das Wahlrecht ist innerhalb des jeweiligen Empfängerkreises einheitlich auszuüben. Der Arbeitgeber kann die Pauschalierung für Arbeitnehmer unabhängig von der Pauschalierung für Nichtarbeitnehmer ausüben.

Der Widerruf eines ausgeübten Wahlrechts ist nach der BFH-Rechtsprechung grundsätzlich möglich, solange noch keine formelle und materielle Bestandskraft eingetreten und die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Der Widerruf muss in derselben Form erfolgen wie die ursprüngliche Wahlrechtsausübung, regelmäßig durch eine geänderte Lohnsteuer-Anmeldung.

4. Welche Zuwendungen nicht in § 37b EStG gehören Nicht einzubeziehen sind insbesondere:

• Zuwendungen im ganz überwiegenden eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers,
• steuerfreie Sachbezüge innerhalb der monatlichen 50-EUR-Freigrenze,
• Aufmerksamkeiten bis 60 EUR aus persönlichem Anlass,
• Vorteile, die unter die Rabattregelung des § 8 Abs. 3 EStG fallen,
• Firmenwagenüberlassungen,
• Unterkunft und Verpflegung mit amtlichen Sachbezugswerten,
• Sachbezüge, die bereits nach § 40 EStG pauschal versteuert werden,
• steuerfreie Telefon- und Internetnutzung.

5. Aufmerksamkeiten bis 60 EUR Sachgeschenke aus einem besonderen persönlichen Anlass, z. B. Geburtstag, Hochzeit oder Geburt eines Kindes, können bis zu einem Bruttowert von 60 EUR als steuerfreie Aufmerksamkeit behandelt werden. Ohne besonderen persönlichen Anlass greift diese 60-EUR-Regel nicht.

Auch Getränke und Genussmittel zum Verzehr im Betrieb, z. B. Kaffee, Wasser, Tee, Obst oder unbelegte Brötchen mit Heißgetränk, können als nicht steuerbarer Arbeitslohn behandelt werden, wenn sie im betrieblichen Interesse bereitgestellt werden.

6. Betriebsveranstaltungen Für Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung gilt ein Freibetrag von 110 EUR je teilnehmendem Arbeitnehmer und Veranstaltung. Der Freibetrag kann für höchstens zwei Betriebsveranstaltungen pro Kalenderjahr genutzt werden. In die 110-EUR-Berechnung sind grundsätzlich sämtliche Aufwendungen einschließlich Umsatzsteuer und die auf Begleitpersonen entfallenden Kosten einzubeziehen.

Nur der 110 EUR übersteigende Betrag ist lohnsteuerpflichtig. Für diesen steuerpflichtigen Teil kommt regelmäßig eine Pauschalierung nach § 40 Abs. 2 EStG mit 25 % in Betracht.

7. Bewirtung von Arbeitnehmern Nimmt ein Arbeitnehmer an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung von Geschäftsfreunden teil, entsteht grundsätzlich kein steuerpflichtiger Arbeitslohn. Bei Auswärtstätigkeiten kann die Mahlzeit jedoch zu einer Kürzung der Verpflegungspauschale führen.

Bei Bewirtung aus besonderem persönlichem Anlass kann bis 60 EUR eine Aufmerksamkeit vorliegen. Ohne besonderen Anlass ist die Mahlzeit grundsätzlich als Sachbezug zu beurteilen; gegebenenfalls sind die amtlichen Sachbezugswerte anzusetzen.

8. Sozialversicherung Sachzuwendungen an eigene Arbeitnehmer oder Arbeitnehmer verbundener Unternehmen gehören grundsätzlich zum sozialversicherungspflichtigen Arbeitsentgelt, soweit keine besondere Steuer- und Beitragsfreiheit eingreift. Die Pauschalversteuerung nach § 37b EStG führt nicht automatisch zur Beitragsfreiheit.

9. Umsatzsteuer Hat der Arbeitgeber für die angeschaffte Sachzuwendung den Vorsteuerabzug in Anspruch genommen, kann die unentgeltliche Zuwendung an den Arbeitnehmer als unentgeltliche Wertabgabe nach § 3 Abs. 9a Nr. 1 UStG der Umsatzsteuer unterliegen.

Praxis-Konten:

• Sachzuwendungen und Dienstleistungen an Arbeitnehmer: SKR 03 Konto 4152 / SKR 04 Konto 6072
• Pauschale Steuern für Arbeitnehmer: SKR 03 Konto 4198 / SKR 04 Konto 6039
• Verrechnete sonstige Sachbezüge 19 % USt: SKR 03 Konto 8613 / SKR 04 Konto 4948
• Umsatzsteuer 19 %: SKR 03 Konto 1776 / SKR 04 Konto 3806

Typischer Buchungssatz für die Wertabgabe: Sachzuwendungen und Dienstleistungen an Arbeitnehmer an Verrechnete sonstige Sachbezüge 19 % USt und Umsatzsteuer 19 %

10. Praxisbeispiel: Urlaubsreise für einen Arbeitnehmer Der Arbeitgeber schenkt einem Arbeitnehmer zusätzlich zum Arbeitslohn eine Urlaubsreise im Bruttowert von 1.190 EUR. Der Nettowert beträgt 1.000 EUR, die Vorsteuer 190 EUR.

Einkauf der Reise:

• Soll Fremdleistungen 1.000 EUR
• Soll Vorsteuer 19 % 190 EUR
• Haben Bank 1.190 EUR

Pauschalsteuer nach § 37b EStG:

• Bemessungsgrundlage: 1.190,00 EUR
• 30 % Pauschalsteuer: 357,00 EUR
• Solidaritätszuschlag 5,5 %: 19,64 EUR
• pauschale Kirchensteuer bei 7 %: 24,99 EUR
• Summe Pauschalabgaben: 401,63 EUR

Buchung Pauschalsteuer:

• Soll 4198 / 6039 Pauschale Steuern für Arbeitnehmer 401,63 EUR
• Haben Bank 401,63 EUR

Erfassung der Umsatzsteuer auf die Sachzuwendung:

• Soll 4152 / 6072 Sachzuwendungen und Dienstleistungen an Arbeitnehmer 1.190 EUR
• Haben 8613 / 4948 Verrechnete sonstige Sachbezüge 19 % USt 1.000 EUR
• Haben 1776 / 3806 Umsatzsteuer 19 % 190 EUR

11. Betriebsausgabenabzug und Geschenkgrenze Bei Geschenken im Sinne des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG beträgt die maßgebliche Grenze seit 2024 50 EUR je Empfänger und Wirtschaftsjahr; bis Ende 2023 waren es 35 EUR. Nach dem BFH kann die übernommene Pauschalsteuer als weiterer Vorteil Teil des Geschenks sein. Die Finanzverwaltung hält jedoch an ihrer Vereinfachungsregel fest und stellt für die Prüfung der 50-EUR-Grenze grundsätzlich allein auf den Wert der Zuwendung ab, ohne die übernommene Pauschalsteuer hinzuzurechnen.

12. Schnellprüfung für die Praxis 1. Geld oder Sachbezug? 2. Liegt ein besonderer persönlicher Anlass vor? → ggf. 60-EUR-Aufmerksamkeit. 3. Greift die monatliche 50-EUR-Sachbezugsfreigrenze? 4. Wird die Zuwendung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt? 5. Ist eine spezielle Pauschalregelung nach § 40 EStG vorrangig? 6. Falls nein: kommt § 37b Abs. 2 EStG mit 30 % in Betracht? 7. Sozialversicherung gesondert prüfen. 8. Vorsteuerabzug und unentgeltliche Wertabgabe umsatzsteuerlich prüfen. 9. Richtige Kontierung in SKR 03 / SKR 04 vornehmen.

Merksatz Nicht jedes Geschenk an Arbeitnehmer ist steuerpflichtiger Arbeitslohn. Entscheidend sind Art der Zuwendung, Anlass, Wertgrenzen, Zusätzlichkeit und mögliche Spezialregelungen. § 37b EStG ist eine Pauschalierungsoption für begünstigte Sachzuwendungen – kein Auffangtatbestand für Geldleistungen oder bereits speziell geregelte Sachbezüge.