E-Rechnung nach § 14 UStG: Pflicht, Ausnahmen und Zustimmung
UStAE 14.1 Abs. 6–8 grenzt die Pflicht zur E-Rechnung insbesondere danach ab, ob Leistungen zwischen inländischen Unternehmern für das Unternehmen ausgeführt werden, und nennt wichtige Ausnahmen sowie die Fälle, in denen für eine elektronische Rechnung die Zustimmung des Empfängers erforderlich ist.
UStAE 14.1 Abs. 6–8 fasst zentrale Regeln zur Ausstellung von E-Rechnungen nach § 14 UStG zusammen.
Die Pflicht knüpft bei B2B-Umsätzen daran an, dass eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen ausgeführt wird. War für den Rechnungsaussteller trotz der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns nicht erkennbar, dass der Leistungsempfänger als Unternehmer handelt, wird ein Verstoß gegen die E-Rechnungspflicht nicht beanstandet. Die Verwendung einer USt-IdNr. oder W-IdNr. kann ein Indiz für unternehmerisches Handeln sein.
Ist mindestens einer der am Umsatz beteiligten Unternehmer nicht im Inland oder in einem Gebiet nach § 1 Abs. 3 UStG ansässig, besteht keine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung. Dann kann die Rechnung in Papierform oder – mit Zustimmung des Empfängers – elektronisch ausgestellt werden.
Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV, Fahrausweise nach § 34 UStDV und Rechnungen eines Kleinunternehmers nach § 34a UStDV dürfen immer als sonstige Rechnung ausgestellt werden. Wird in diesen Fällen bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern dennoch eine E-Rechnung verwendet, ist keine Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.
Auch bei Umsätzen, für die keine Pflicht zur Rechnungsausstellung als E-Rechnung besteht – etwa bei bestimmten steuerfreien Umsätzen nach § 4 Nr. 8–29 UStG oder bei Leistungen an private Endverbraucher – kann eine E-Rechnung nur mit Zustimmung des Empfängers verwendet werden.
Besteht keine Pflicht zur E-Rechnung, bleibt die Papierrechnung zulässig. Eine E-Rechnung oder eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format kann ebenfalls verwendet werden, benötigt dann grundsätzlich die Zustimmung des Rechnungsempfängers. Diese Zustimmung ist formfrei und kann ausdrücklich, konkludent, in einer Rahmenvereinbarung oder auch nachträglich erfolgen. Es genügt, wenn die Beteiligten die elektronische Übermittlung tatsächlich praktizieren und stillschweigend billigen.
Nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 UStG muss ein Unternehmer auch dann eine Rechnung ausstellen, wenn er eine Lieferung oder sonstige Leistung an eine juristische Person ausführt, soweit diese nicht Unternehmer ist.
Für die Einordnung eines Vereins ist damit besonders relevant, ob er im konkreten Umsatz als Unternehmer handelt und ob die Beteiligten im Inland ansässig sind. Der hier zugrunde gelegte Ausschnitt aus UStAE 14.1 Abs. 6–8 enthält jedoch keine konkrete Umsatzgrenze oder Übergangsgrenze für die E-Rechnungspflicht.