Sachbezüge bei Arbeitnehmern

Sachbezüge sind Einnahmen aus dem Arbeitsverhältnis, die nicht in Geld bestehen, sondern dem Arbeitnehmer einen sonstigen geldwerten Vorteil verschaffen. Sie sind grundsätzlich lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig, soweit keine Steuerbefreiung, Freigrenze oder besondere Bewertungsregel greift.

Für die Praxis sind drei Fragen entscheidend:

1. Liegt überhaupt ein Sachbezug oder bereits eine Geldleistung vor? 2. Wie ist der Vorteil zu bewerten? 3. Greift eine Steuerbefreiung, Freigrenze oder Pauschalbesteuerung?

Seit 2020 grenzt § 8 EStG Sach- und Geldleistungen ausdrücklich voneinander ab.

Grundsätzlich Geldleistungen sind insbesondere:

• zweckgebundene Geldzahlungen,
• nachträgliche Kostenerstattungen,
• Geldsurrogate und andere Vorteile, die auf einen Geldbetrag lauten.

Gutscheine und Geldkarten können dagegen Sachbezüge sein, wenn sie ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen und die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllen. Begünstigt sind insbesondere Instrumente mit begrenztem Akzeptanzkreis, begrenzter Waren- oder Dienstleistungspalette oder bestimmten sozialen bzw. steuerlichen Zwecken.

Nicht begünstigt sind insbesondere Karten oder Gutscheine, die wie allgemeine Zahlungsmittel eingesetzt werden können, etwa mit eigener IBAN, Überweisungsfunktion, relevanter Barauszahlungsfunktion oder Einsatz zum Erwerb von Devisen.

Zu den häufigsten Sachbezügen gehören:

• kostenlose oder verbilligte Verpflegung,
• Unterkunft oder Wohnungsüberlassung,
• Waren und Dienstleistungen des Arbeitgebers,
• private Nutzung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs,
• verbilligte Arbeitgeberdarlehen,
• bestimmte Gutscheine und Geldkarten,
• private Dienstleistungen, die der Arbeitgeber unentgeltlich oder verbilligt zur Verfügung stellt.

Kein steuerpflichtiger Arbeitslohn liegt vor, wenn der Vorteil im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers gewährt wird.

Welcher Bewertungsmaßstab anzuwenden ist, richtet sich nach der Art des Vorteils.

Für viele Sachbezüge gilt nach § 8 Abs. 2 EStG der um übliche Preisnachlässe geminderte übliche Endpreis am Abgabeort. Maßgeblich ist grundsätzlich der Preis, den Letztverbraucher für die konkrete Ware oder Dienstleistung zahlen.

Die Finanzverwaltung lässt unter bestimmten Voraussetzungen einen 4-%-Bewertungsabschlag zu. Wird stattdessen der nachgewiesene günstigste Marktpreis angesetzt, entfällt dieser Abschlag.

Für bestimmte Vorteile – insbesondere Verpflegung und Unterkunft – gelten die amtlichen Werte der Sozialversicherungsentgeltverordnung. Diese Werte sind verbindlich, wenn ihr Anwendungsbereich eröffnet ist.

Für Waren und Dienstleistungen, die der Arbeitgeber überwiegend für den Markt herstellt, vertreibt oder erbringt und seinen Arbeitnehmern verbilligt oder kostenlos überlässt, kann § 8 Abs. 3 EStG greifen. Dabei kommt ein jährlicher Rabattfreibetrag von 1.080 EUR in Betracht.

Für bestimmte nach § 8 Abs. 2 Satz 1 EStG bewertete Sachbezüge gilt eine monatliche Freigrenze von 50 EUR.

Wichtig: Es handelt sich um eine Freigrenze und nicht um einen Freibetrag. Wird sie in einem Monat überschritten, ist grundsätzlich der gesamte betroffene Vorteil steuerpflichtig.

Nicht verbrauchte Beträge können nicht in andere Monate übertragen werden.

Bei Gutscheinen und Geldkarten setzt die Begünstigung voraus, dass sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden.

Die 50-EUR-Freigrenze gilt insbesondere nicht für Sachbezüge, die bereits mit amtlichen Sachbezugswerten oder amtlichen Durchschnittswerten bewertet werden, sowie grundsätzlich nicht für Vorteile, auf die der Rabattfreibetrag nach § 8 Abs. 3 EStG angewendet wird.

Eine Leistung wird nach § 8 Abs. 4 EStG nur zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht, wenn insbesondere

• sie nicht auf den Arbeitslohnanspruch angerechnet wird,
• der Arbeitslohn nicht zugunsten der Leistung herabgesetzt wird,
• sie nicht anstelle einer bereits vereinbarten künftigen Lohnerhöhung gewährt wird und
• der Arbeitslohn bei Wegfall der Leistung nicht entsprechend erhöht wird.

Damit sind für Begünstigungen mit Zusätzlichkeitserfordernis grundsätzlich echte Zusatzleistungen erforderlich.

Unentgeltliche oder verbilligte Mahlzeiten können mit den amtlichen Sachbezugswerten nach der SvEV bewertet werden. Das betrifft beispielsweise Mahlzeiten in Arbeitgeberkantinen und unter bestimmten Voraussetzungen auch Mahlzeiten bei Dritten sowie Essenmarken oder arbeitstägliche Essenszuschüsse.

Der steuerpflichtige Vorteil ergibt sich regelmäßig aus:

amtlicher Sachbezugswert − Zuzahlung des Arbeitnehmers

Zahlt der Arbeitnehmer mindestens den maßgebenden Sachbezugswert, entsteht insoweit grundsätzlich kein geldwerter Vorteil.

Bei Essenmarken und digitalen Essenszuschüssen gelten zusätzliche Voraussetzungen, insbesondere hinsichtlich der tatsächlichen Mahlzeit, der Anzahl der Zuschüsse je Arbeitstag und der Höhe des Zuschusses.

Übliche Mahlzeiten bis 60 EUR, die der Arbeitgeber oder auf seine Veranlassung ein Dritter anlässlich einer beruflichen Auswärtstätigkeit stellt, unterliegen besonderen Regeln.

Kann der Arbeitnehmer für den betreffenden Tag eine Verpflegungspauschale beanspruchen, wird die Mahlzeit grundsätzlich nicht zusätzlich als Arbeitslohn mit dem Sachbezugswert versteuert. Stattdessen ist die Verpflegungspauschale typisierend zu kürzen:

• Frühstück: 20 % der vollen Tagespauschale,
• Mittagessen: 40 %,
• Abendessen: 40 %.

Bei Inlandsreisen entsprechen diese Kürzungen derzeit 5,60 EUR für Frühstück und jeweils 11,20 EUR für Mittag- bzw. Abendessen.

Bei gestellten üblichen Mahlzeiten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit ist außerdem die Bescheinigungspflicht zum Großbuchstaben „M“ zu beachten.

Getränke und Genussmittel, die der Arbeitgeber zum Verzehr im Betrieb bereitstellt, können als bloße Aufmerksamkeiten außerhalb des steuerpflichtigen Arbeitslohns liegen.

Auch Mahlzeiten bis 60 EUR können bei einem außergewöhnlichen Arbeitseinsatz oder einer betrieblich veranlassten Besprechung steuerfrei bleiben, wenn das eigenbetriebliche Interesse des Arbeitgebers eindeutig überwiegt.

Es ist zwischen Unterkunft und Wohnung zu unterscheiden.

Eine Wohnung ist eine in sich geschlossene Einheit, in der ein selbstständiger Haushalt geführt werden kann, typischerweise mit Kochmöglichkeit und Toilette. Für eine vollständige Wohnung ist grundsätzlich die ortsübliche Miete maßgebend. Für eine bloße Unterkunft gelten dagegen grundsätzlich die amtlichen Sachbezugswerte nach der SvEV.

Bei verbilligter Wohnungsüberlassung bleibt nach § 8 Abs. 2 EStG ein Vorteil unter bestimmten Voraussetzungen außer Ansatz, wenn der Arbeitnehmer mindestens zwei Drittel der ortsüblichen Miete zahlt und der ortsübliche Mietwert die gesetzliche Quadratmetergrenze nicht überschreitet.

Zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbrachte Leistungen zur qualifizierten betrieblichen Gesundheitsförderung können nach den gesetzlichen Voraussetzungen bis zu 600 EUR je Arbeitnehmer und Kalenderjahr steuerfrei sein.

Für bestimmte Sachbezüge bestehen Pauschalierungsmöglichkeiten. Insbesondere kann der Arbeitgeber bestimmte Mahlzeiten nach § 40 Abs. 2 EStG mit 25 % pauschal versteuern. Eine zulässige Pauschalbesteuerung kann zugleich Auswirkungen auf die Sozialversicherungspflicht haben.

Daneben ist bei Sachzuwendungen im Einzelfall § 37b EStG zu prüfen.

1. Was erhält der Arbeitnehmer tatsächlich: Geld oder eine Sache/Dienstleistung? 2. Bei Gutscheinen/Geldkarten: Ist die Verwendung ausreichend begrenzt? 3. Welcher Bewertungsmaßstab ist gesetzlich vorgeschrieben? 4. Gibt es einen amtlichen Sachbezugswert? 5. Greift der Rabattfreibetrag nach § 8 Abs. 3 EStG? 6. Ist die 50-EUR-Freigrenze anwendbar und im Monat eingehalten? 7. Ist eine erforderliche Zusätzlichkeit zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erfüllt? 8. Hat der Arbeitnehmer ein eigenes Entgelt gezahlt? 9. Kommt eine Steuerbefreiung oder Pauschalbesteuerung in Betracht? 10. Bei Mahlzeiten auf Reisen: Verpflegungspauschale, Kürzung und Großbuchstabe M prüfen.

Sachbezug zuerst abgrenzen, dann bewerten, danach Begünstigungen prüfen. 50 EUR sind eine monatliche Freigrenze – schon das Überschreiten macht den grundsätzlich begünstigten Monatsbetrag steuerpflichtig.

• § 8 EStG – Einnahmen und Bewertung von Sachbezügen
• § 8 Abs. 2 EStG – Bewertung und 50-EUR-Freigrenze
• § 8 Abs. 3 EStG – Belegschaftsrabatte und Rabattfreibetrag
• § 8 Abs. 4 EStG – Zusätzlichkeitserfordernis
• § 40 Abs. 2 EStG – Pauschalierung bestimmter Sachbezüge
• § 2 SvEV – amtliche Sachbezugswerte für Verpflegung und Unterkunft
• R 8.1 bis R 8.2 LStR