Häusliches Arbeitszimmer: Aufzeichnungspflicht nach § 4 Abs. 7 EStG

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► Grundsatz

Die besondere Aufzeichnungspflicht des § 4 Abs. 7 EStG gilt ausschließlich für Steuerpflichtige mit Gewinneinkünften.

Sie betrifft insbesondere:

• Einzelunternehmer
• Freiberufler
• Selbständige

Nicht betroffen sind Arbeitnehmer, die Aufwendungen als Werbungskosten nach § 9 EStG geltend machen.

► Arbeitnehmer

Arbeitnehmer müssen keine zeitnahen Einzelaufzeichnungen führen.

Erforderlich sind lediglich:

• geeignete Belege
• nachvollziehbare Berechnung
• Nachweis der beruflichen Nutzung

Die BFH-Rechtsprechung zur Aufzeichnungspflicht ist auf Arbeitnehmer nicht übertragbar.

► Selbständige

Nach dem BFH-Urteil VIII R 6/24 gilt:

Aufwendungen sind nur abzugsfähig, wenn sie

• einzeln,
• getrennt,
• und zeitnah

aufgezeichnet werden.

Die Dokumentation muss

• in einer gesonderten Spalte der Buchführung oder
• in einem gesonderten digitalen oder schriftlichen Dokument

erfolgen.

Nicht ausreichend sind:

• bloße Belegsammlungen
• nachträgliche Excel-Listen
• erst bei Erstellung der Steuererklärung erstellte Übersichten

► Jahrespauschale

Wird ab VZ 2023 die Jahrespauschale genutzt,

entfällt die besondere Aufzeichnungspflicht nach § 4 Abs. 7 EStG.

► Prüfungsschema

1. Liegt ein häusliches Arbeitszimmer nach § 4 Abs. 5 Nr. 6b EStG vor?

2. Erfolgt die Nutzung nahezu ausschließlich beruflich?

3. Werden sämtliche Aufwendungen einzeln, getrennt und zeitnah dokumentiert?

4. Erfolgt die Dokumentation in einer gesonderten Aufzeichnung?

5. Wird stattdessen die Jahrespauschale genutzt?

► Rechtsfolge

Verstoß gegen § 4 Abs. 7 EStG:

=> Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen.

Ausnahme:

Eine offenbare Unrichtigkeit kann ggf. nach § 129 AO berichtigt werden.

► Prüfungsmerksätze

Selbständige: Zeitnahe Einzelaufzeichnung zwingend.

Arbeitnehmer: Keine besondere Aufzeichnungspflicht.

Jahrespauschale: Aufzeichnungspflicht entfällt.

BFH VIII R 6/24: Bloße Belegsammlung genügt nicht.