Arbeitszimmer und Homeoffice-Pauschale bei Arbeitnehmern

Für Arbeitnehmer sind häusliches Arbeitszimmer und Homeoffice-Tagespauschale zwei unterschiedliche Abzugssysteme.

Ein häusliches Arbeitszimmer kann seit 2023 grundsätzlich nur noch berücksichtigt werden, wenn es den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung bildet. Dann können entweder die tatsächlichen anteiligen Aufwendungen oder die Jahrespauschale von 1.260 EUR abgezogen werden.

Unabhängig davon kann für eine Tätigkeit in der häuslichen Wohnung die Tagespauschale von 6 EUR, höchstens 1.260 EUR pro Kalenderjahr, in Betracht kommen. Dafür ist kein abgeschlossenes Arbeitszimmer erforderlich.

Ein häusliches Arbeitszimmer ist typischerweise ein büromäßig eingerichteter Raum, der in die häusliche Sphäre eingebunden ist und nahezu ausschließlich beruflich oder betrieblich genutzt wird.

Typische Merkmale sind:

• räumliche Einbindung in Wohnung oder Wohnhaus,
• büromäßige Funktion und Ausstattung,
• abgeschlossener Raum,
• grundsätzlich ausschließliche oder nahezu ausschließliche Nutzung zur Einkünfteerzielung.

Eine Arbeitsecke im Wohn- oder Schlafzimmer genügt für den Arbeitszimmerabzug nicht. Eine geringfügige private Mitbenutzung kann unschädlich sein; eine relevante gemischte Nutzung schließt den Arbeitszimmerabzug grundsätzlich aus.

Zur häuslichen Sphäre können auch Keller-, Dachgeschoss- oder Nebenräume gehören, wenn sie räumlich und funktional der Wohnung zugeordnet sind.

Ein separat angemieteter Büroraum außerhalb der häuslichen Sphäre kann dagegen ein außerhäusliches Arbeitszimmer sein. Dann greifen die besonderen Abzugsbeschränkungen für das häusliche Arbeitszimmer grundsätzlich nicht.

Auch Räume, die nach Ausstattung und Funktion eindeutig keine typischen Büros sind – etwa Werkstatt, Lager, Behandlungsraum oder eine intensiv für Publikumsverkehr genutzte Praxis – können außerhalb des Typus „häusliches Arbeitszimmer“ liegen.

Entscheidend für den Arbeitszimmerabzug ist seit 2023 der qualitative Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung.

Maßgeblich ist, wo die für das konkrete Berufsbild wesentlichen und prägenden Tätigkeiten ausgeübt werden. Der reine Zeitanteil ist nur ein Indiz.

Wer ausschließlich im Homeoffice arbeitet, hat dort regelmäßig seinen Tätigkeitsmittelpunkt. Werden qualitativ gleichwertige Tätigkeiten sowohl zu Hause als auch beim Arbeitgeber ausgeübt, kann die zeitliche Verteilung entscheidend werden.

Bei typischen Außendienst-, Lehr-, Richter- oder vergleichbaren Tätigkeiten liegt der qualitative Schwerpunkt dagegen häufig außerhalb des häuslichen Arbeitszimmers.

Liegt der Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit im häuslichen Arbeitszimmer, besteht ein Wahlrecht:

Variante 1: Tatsächliche Kosten Die auf das Arbeitszimmer entfallenden Aufwendungen können grundsätzlich in tatsächlicher Höhe berücksichtigt werden. Die anteiligen Raumkosten werden regelmäßig nach dem Verhältnis der Fläche des Arbeitszimmers zur gesamten Wohnfläche ermittelt.

Variante 2: Jahrespauschale Statt der tatsächlichen Aufwendungen können 1.260 EUR pro Jahr angesetzt werden. Für jeden vollen Kalendermonat, in dem die Voraussetzungen nicht vorliegen, vermindert sich die Jahrespauschale um ein Zwölftel.

Die Jahrespauschale ist personenbezogen und wird nicht für jede einzelne Tätigkeit vervielfacht.

Bis Ende 2022 konnten Aufwendungen bis 1.250 EUR abgezogen werden, wenn kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung stand, obwohl das Arbeitszimmer nicht Tätigkeitsmittelpunkt war.

Diese Regelung ist seit 2023 entfallen. In solchen Fällen ist heute insbesondere zu prüfen, ob die Homeoffice-Tagespauschale greift.

Für die Tätigkeit in der häuslichen Wohnung können 6 EUR pro Kalendertag als Betriebsausgaben oder Werbungskosten berücksichtigt werden. Der jährliche Höchstbetrag beträgt 1.260 EUR und ist damit bei 210 begünstigten Tagen erreicht.

Ein separates Arbeitszimmer ist hierfür nicht erforderlich. Die Tätigkeit kann beispielsweise auch am Küchentisch stattfinden.

Für denselben Zeitraum können Tagespauschale und Arbeitszimmeraufwendungen bzw. Jahrespauschale nicht nebeneinander beansprucht werden.

Die Tagespauschale kann grundsätzlich für einen Kalendertag abgezogen werden, wenn

• die berufliche oder betriebliche Tätigkeit an diesem Tag überwiegend in der häuslichen Wohnung ausgeübt wird und
• an diesem Tag keine außerhalb der Wohnung gelegene erste Tätigkeitsstätte aufgesucht wird.

„Überwiegend“ bedeutet zeitlich mehr als die Hälfte der tatsächlichen täglichen Arbeitszeit.

Eine zusätzliche Auswärtstätigkeit am selben Tag ist möglich, solange die Tätigkeit in der Wohnung zeitlich überwiegt.

Steht für die konkrete Tätigkeit dauerhaft kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, gelten erleichterte Voraussetzungen.

Dann genügt grundsätzlich, dass der Steuerpflichtige an diesem Tag überhaupt in der häuslichen Wohnung beruflich tätig wird. Die Tätigkeit zu Hause muss nicht zeitlich überwiegen. Auch das Aufsuchen der ersten Tätigkeitsstätte oder eine Auswärtstätigkeit am selben Tag schließt die Tagespauschale dann nicht automatisch aus.

Beispiel: Eine Lehrkraft unterrichtet vormittags in der Schule und erledigt die Vor- und Nachbereitung nachmittags zu Hause, weil ihr hierfür in der Schule dauerhaft kein Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Neben der Entfernungspauschale kann für einen solchen Tag grundsätzlich auch die Homeoffice-Tagespauschale in Betracht kommen.

Ein anderer Arbeitsplatz ist grundsätzlich jeder Arbeitsplatz, der objektiv zur Erledigung der erforderlichen büromäßigen Arbeiten geeignet ist. Ein eigener Raum oder persönlich zugewiesener Schreibtisch ist nicht zwingend erforderlich.

Entscheidend ist, ob der Arbeitsplatz für die konkrete Tätigkeit tatsächlich in dem erforderlichen Umfang genutzt werden kann.

Das Merkmal wird tätigkeitsbezogen geprüft. Bei mehreren Arbeitsverhältnissen, einer Nebentätigkeit oder unterschiedlichen Einkunftsarten kann die Beurteilung daher für jede Tätigkeit unterschiedlich ausfallen.

„Dauerhaft“ bedeutet, dass der fehlende andere Arbeitsplatz nicht lediglich tageweise oder gelegentlich besteht. Nach der Verwaltungsauffassung kann bei einem Zeitraum von mindestens einem Monat regelmäßig von Dauerhaftigkeit ausgegangen werden.

Werden im Arbeitszimmer mehrere Tätigkeiten ausgeübt, ist für den Arbeitszimmerabzug auf die gesamte betriebliche und berufliche Betätigung abzustellen. Bei Vorliegen der Voraussetzungen können tatsächliche Aufwendungen oder die Jahrespauschale den Tätigkeiten zugeordnet werden.

Nutzen mehrere Personen – beispielsweise Ehegatten – dasselbe Arbeitszimmer, sind die persönlichen Voraussetzungen für jede Person gesondert zu prüfen. Jeder kann grundsätzlich nur die ihm wirtschaftlich zuzurechnenden Aufwendungen geltend machen.

Werden Unterkunftskosten einer Zweitwohnung bereits im Rahmen einer beruflich veranlassten doppelten Haushaltsführung als Werbungskosten berücksichtigt oder steuerfrei erstattet, kann für die Tätigkeit im Homeoffice dieser Zweitwohnung grundsätzlich nicht zusätzlich die Tagespauschale beansprucht werden.

Für begünstigte Homeoffice-Tage am Ort des eigenen Hausstands kann die Tagespauschale dagegen bei Vorliegen der Voraussetzungen möglich sein.

Die Tagespauschale deckt die durch die Tätigkeit in der Wohnung entstehenden Raumkosten pauschal ab.

Arbeitsmittel sowie beruflich veranlasste Telefon- und Internetkosten können daneben grundsätzlich gesondert berücksichtigt werden.

Bei der Fallgruppe der überwiegenden Tätigkeit zu Hause entfällt für denselben Tag regelmäßig die Entfernungspauschale zur ersten Tätigkeitsstätte, weil diese gerade nicht aufgesucht werden darf.

1. Gibt es einen abgeschlossenen, nahezu ausschließlich beruflich genutzten Raum? 2. Ist der Raum in die häusliche Sphäre eingebunden? 3. Liegt dort der qualitative Mittelpunkt der gesamten beruflichen und betrieblichen Tätigkeit? 4. Falls ja: tatsächliche Kosten oder Jahrespauschale von 1.260 EUR vergleichen. 5. Falls nein: Voraussetzungen der Homeoffice-Tagespauschale prüfen. 6. Wurde an dem Tag überwiegend zu Hause gearbeitet und keine erste Tätigkeitsstätte aufgesucht? 7. Falls nicht: Steht für diese konkrete Tätigkeit dauerhaft kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung? 8. Homeoffice-Tage nachvollziehbar aufzeichnen und glaubhaft machen. 9. Arbeitsmittel sowie Telefon-/Internetkosten separat prüfen. 10. Überschneidungen mit Arbeitszimmerabzug und doppelter Haushaltsführung vermeiden.

Arbeitszimmer = Raum + nahezu ausschließliche berufliche Nutzung + Tätigkeitsmittelpunkt. Homeoffice-Pauschale = kein eigenes Arbeitszimmer nötig; 6 EUR pro begünstigtem Tag, maximal 1.260 EUR jährlich.

• § 9 Abs. 5 EStG
• § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b EStG – häusliches Arbeitszimmer
• § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6c EStG – Tagespauschale
• § 12 Nr. 1 EStG
• BMF-Schreiben vom 15.08.2023, IV C 6 - S 2145/19/10006 :027, BStBl 2023 I S. 1551