GoBD — Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung

Die GoBD konkretisieren die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung für DV-gestützte Systeme. Sechs Kernanforderungen:

1) Nachvollziehbarkeit / Nachprüfbarkeit (§ 145 Abs. 1 AO, § 238 Abs. 1 HGB, GoBD Rn. 30–35 und 145–150)

• Ein sachverständiger Dritter muss sich in angemessener Zeit einen Überblick über Geschäftsvorfälle und Lage des Unternehmens verschaffen können.
• Geschäftsvorfälle in Entstehung und Abwicklung verfolgbar (progressiv vom Beleg zur Bilanz, retrograd zurück).

2) Vollständigkeit (§ 146 Abs. 1 AO, § 239 Abs. 2 HGB, Rn. 36–43)

• Alle buchungspflichtigen Geschäftsvorfälle lückenlos erfassen — keine Unterdrückung, keine Auswahl.

3) Richtigkeit (§ 146 Abs. 1 AO, § 239 Abs. 2 HGB, Rn. 44)

• Aufzeichnungen müssen den tatsächlichen Verhältnissen entsprechen (richtige Konten, Beträge, Zeiträume, USt-Sätze, Währungen).

4) Zeitgerechtheit (§ 146 Abs. 1 AO, § 239 Abs. 2 HGB, Rn. 45–52)

• Unbare Geschäftsvorfälle: Erfassung innerhalb von 10 Tagen unkritisch; periodengerechte Buchung bis zum Ablauf des Folgemonats.
• Kassenbewegungen: täglich.
• Belegsicherung (laufende Nummerierung, Ablage) muss zeitnah erfolgen, auch wenn die Verbuchung später nachgeholt wird.

5) Ordnung (§ 146 Abs. 1 AO, § 239 Abs. 2 HGB, Rn. 53–57)

• Systematische, übersichtliche Ablage von Daten und Belegen; klare Trennung von baren und unbaren Vorgängen, sachliche und chronologische Ordnung.

6) Unveränderbarkeit (§ 146 Abs. 4 AO, § 239 Abs. 3 HGB, Rn. 58–60 und 107–112)

• Festgeschriebene Daten dürfen nicht unbemerkt geändert oder gelöscht werden.
• Änderungen müssen protokolliert sein, der ursprüngliche Inhalt bleibt erkennbar.
• Excel-Tabellen ohne Änderungsprotokoll erfüllen diese Anforderung typischerweise nicht.

Verstöße können zur formellen Ordnungswidrigkeit der Buchführung führen — Folge: Schätzungsbefugnis der Finanzverwaltung (§ 162 AO), Hinzuschätzungen, Verwerfen der Buchführung.