Arbeitszimmer & Homeoffice-Pauschale ab 2023

Seit dem Veranlagungszeitraum 2023 muss zwischen dem häuslichen Arbeitszimmer nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b EStG und der Tagespauschale für die Tätigkeit in der häuslichen Wohnung nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6c EStG unterschieden werden.

Für den Abzug eines häuslichen Arbeitszimmers ist seit 2023 grundsätzlich entscheidend, dass dieses den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung bildet. Liegt kein anerkennungsfähiges Arbeitszimmer vor oder befindet sich der Tätigkeitsmittelpunkt nicht dort, kann stattdessen die Tagespauschale in Betracht kommen.

Ein häusliches Arbeitszimmer ist ein Raum, der nach Lage, Funktion und Ausstattung in die häusliche Sphäre eingebunden ist und vorwiegend der Erledigung gedanklicher, schriftlicher, verwaltungstechnischer, organisatorischer, geistiger, künstlerischer oder schriftstellerischer Arbeiten dient.

Wesentliche Voraussetzungen sind:

• Es muss grundsätzlich ein abgetrennter Raum vorliegen.
• Der Raum muss ausschließlich oder nahezu ausschließlich beruflich bzw. betrieblich genutzt werden.
• Eine bloße Arbeitsecke im Wohn-, Schlaf- oder Esszimmer ist kein häusliches Arbeitszimmer.
• Eine nicht nur untergeordnete private Mitbenutzung schließt die Anerkennung grundsätzlich aus.

Nicht unter die besonderen Arbeitszimmerregeln fallen typischerweise betriebsstättenähnliche Räume wie Praxis-, Lager-, Ausstellungs- oder bestimmte Behandlungsräume. Auch ein tatsächlich außerhäusliches Arbeitszimmer unterliegt nicht der Abzugsbeschränkung des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b EStG.

Ab 2023 können tatsächliche Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer grundsätzlich nur abgezogen werden, wenn das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung bildet.

Entscheidend ist vor allem der qualitative Schwerpunkt der Tätigkeit. Es kommt darauf an, wo die für den jeweiligen Beruf wesentlichen und prägenden Leistungen erbracht werden. Der zeitliche Umfang ist lediglich ein Indiz.

Werden zu Hause und außerhalb qualitativ gleichwertige Tätigkeiten ausgeübt, kann der zeitliche Umfang stärker ins Gewicht fallen. Bei mehreren Tätigkeiten ist eine Gesamtbetrachtung erforderlich.

Typische Folge: Bei Lehrkräften liegt der qualitative Mittelpunkt regelmäßig in der Schule, weil das Unterrichten die Tätigkeit prägt. Für die häusliche Vor- und Nachbereitung kommt deshalb regelmäßig eher die Tagespauschale in Betracht.

Liegt der Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung im häuslichen Arbeitszimmer, besteht seit 2023 grundsätzlich ein Wahlrecht:

• tatsächliche Aufwendungen für das Arbeitszimmer in abzugsfähiger Höhe oder
• Jahrespauschale von 1.260 EUR.

Die Jahrespauschale vermindert sich für jeden vollen Kalendermonat um ein Zwölftel, in dem die Voraussetzungen für den Arbeitszimmerabzug nicht vorliegen.

Das Wahlrecht kann grundsätzlich für jedes Jahr neu ausgeübt werden. Die Jahrespauschale ist personenbezogen. Nutzen beispielsweise zwei Personen dasselbe Arbeitszimmer und erfüllt jede Person die Voraussetzungen selbst, ist die Prüfung für jede Person gesondert vorzunehmen.

Zu den typischen Arbeitszimmerkosten gehören anteilig insbesondere:

• Miete,
• Gebäude-AfA,
• bestimmte Schuldzinsen,
• Wasser und Energie,
• Reinigung,
• Grundsteuer,
• Müllabfuhr,
• Schornsteinfeger,
• Gebäudeversicherung,
• Renovierungskosten des Arbeitszimmers sowie
• raumbezogene Ausstattung wie Tapeten, Teppiche, Vorhänge oder Lampen.

Kosten, die ausschließlich privat genutzte Räume betreffen, beispielsweise die Renovierung eines privaten Badezimmers, werden nicht allein wegen des vorhandenen Arbeitszimmers anteilig abzugsfähig.

Arbeitsmittel gehören nicht zu den Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer. Dazu zählen beispielsweise Schreibtisch, geeigneter Bürostuhl, beruflich genutzte Bücherregale, Computer, Drucker, Fachliteratur und sonstige beruflich veranlasste Arbeitsmittel.

Sie können nach den allgemeinen steuerlichen Regeln zusätzlich als Werbungskosten oder Betriebsausgaben berücksichtigt werden. Die Arbeitszimmer- bzw. Tagespauschale verbraucht den möglichen Abzug solcher Arbeitsmittel nicht.

Seit 2023 beträgt die Tagespauschale nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6c EStG:

6 EUR je Kalendertag, maximal 1.260 EUR pro Kalender- oder Wirtschaftsjahr.

Damit können höchstens 210 Tage berücksichtigt werden.

Die Pauschale gilt pro Kalendertag und wird nicht vervielfacht, wenn an demselben Tag mehrere berufliche oder betriebliche Tätigkeiten zu Hause ausgeübt werden.

Grundsätzlich setzt die Tagespauschale voraus, dass die betriebliche oder berufliche Tätigkeit an diesem Tag überwiegend in der häuslichen Wohnung ausgeübt und keine außerhalb der häuslichen Wohnung belegene erste Tätigkeitsstätte aufgesucht wird.

Steht für die jeweilige betriebliche oder berufliche Tätigkeit dauerhaft kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, kann die Tagespauschale auch für einen Tag berücksichtigt werden, an dem zusätzlich auswärts oder an der ersten Tätigkeitsstätte gearbeitet wird.

In diesem Sonderfall genügt ein Tätigwerden in der häuslichen Wohnung; ein zeitliches Überwiegen der Tätigkeit zu Hause ist nicht erforderlich.

Ein anderer Arbeitsplatz ist grundsätzlich jeder zur Erledigung büromäßiger Arbeiten geeignete Arbeitsplatz. Entscheidend ist aber, ob er dem Steuerpflichtigen für die konkret erforderliche Tätigkeit tatsächlich im erforderlichen Umfang zur Verfügung steht.

Ein Poolarbeitsplatz kann daher ein anderer Arbeitsplatz sein, wenn organisatorisch gewährleistet ist, dass er tatsächlich in ausreichendem Umfang genutzt werden kann. Reicht die Zahl oder Verfügbarkeit der Poolarbeitsplätze nicht aus, kann die Beurteilung anders ausfallen.

Der Steuerpflichtige muss das dauerhafte Fehlen bzw. Nicht-zur-Verfügung-Stehen eines anderen Arbeitsplatzes darlegen. Eine Arbeitgeberbescheinigung kann hierfür ein wichtiges Indiz sein.

Seit 2023 führt eine Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte nicht in jedem Fall automatisch zum Ausschluss der Tagespauschale.

• Anderer Arbeitsplatz steht dort dauerhaft zur Verfügung: Wird die erste Tätigkeitsstätte aufgesucht, scheidet die Tagespauschale für diesen Tag grundsätzlich aus.
• Dauerhaft kein anderer Arbeitsplatz: Unter den Voraussetzungen des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6c EStG können Entfernungspauschale und Tagespauschale am selben Tag nebeneinander möglich sein.

Ein Arbeitnehmer arbeitet 2024 fünf Stunden zu Hause und anschließend drei Stunden auswärts, ohne seinen beim Arbeitgeber vorhandenen Arbeitsplatz aufzusuchen. Da die Tätigkeit überwiegend zu Hause ausgeübt wird, kann die Tagespauschale von 6 EUR grundsätzlich berücksichtigt werden.

Fährt er stattdessen zu seiner ersten Tätigkeitsstätte und nutzt dort seinen dauerhaft zur Verfügung stehenden Arbeitsplatz, scheidet die Tagespauschale für diesen Tag grundsätzlich aus.

Die Tagespauschale ist ausgeschlossen, soweit für die Wohnung bereits Unterkunftskosten nach den Grundsätzen der doppelten Haushaltsführung abgezogen werden. Die konkrete Wechselwirkung ist im Einzelfall zu prüfen.

Für denselben Zeitraum dürfen grundsätzlich nicht gleichzeitig Aufwendungen bzw. die Jahrespauschale für das häusliche Arbeitszimmer nach Nr. 6b und die Tagespauschale nach Nr. 6c geltend gemacht werden.

Ändern sich die Verhältnisse im Laufe des Jahres, kann jedoch eine zeitanteilige Betrachtung erforderlich sein. Liegen beispielsweise nur für einzelne Monate die Voraussetzungen des Arbeitszimmerabzugs vor, kann für andere Zeiträume die Tagespauschale in Betracht kommen.

Nutzen mehrere Steuerpflichtige dasselbe Arbeitszimmer, werden die Voraussetzungen personenbezogen geprüft. Es kommt darauf an, ob bei der jeweiligen Person der Mittelpunkt ihrer gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit im Arbeitszimmer liegt und welche Kosten sie tatsächlich getragen hat.

Bei mehreren beruflichen oder betrieblichen Tätigkeiten vervielfachen sich weder die Tagespauschale noch die Jahrespauschale. Der jährliche Höchstbetrag von 1.260 EUR bleibt grundsätzlich personenbezogen einmalig.

Bei betrieblich veranlassten Arbeitszimmeraufwendungen ist § 4 Abs. 7 EStG zu beachten. Abziehbare Aufwendungen müssen besonders aufgezeichnet werden. Bestimmte jährlich feststehende oder verbrauchsabhängige Kosten können nach Vorliegen der Jahresabrechnung sachgerecht ermittelt und aufgezeichnet werden.

Ändern sich die Nutzungsverhältnisse während des Jahres, dürfen tatsächliche Aufwendungen nur für den Zeitraum berücksichtigt werden, in dem die Voraussetzungen vorliegen. Entsprechend ist die Jahrespauschale gegebenenfalls zu zwölfteln.

1. Liegt überhaupt ein abgetrennter, nahezu ausschließlich beruflich genutzter Raum vor? 2. Ist der Raum häuslich oder handelt es sich um einen außerhäuslichen/betriebsstättenähnlichen Raum? 3. Liegt der qualitative Mittelpunkt der gesamten Tätigkeit im Arbeitszimmer? 4. Wenn ja: tatsächliche Kosten oder 1.260-EUR-Jahrespauschale vergleichen. 5. Wenn nein: Voraussetzungen der 6-EUR-Tagespauschale prüfen. 6. Wurde an dem Tag eine erste Tätigkeitsstätte mit dauerhaft verfügbarem anderem Arbeitsplatz aufgesucht? 7. Steht dauerhaft kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung? Dann Sonderregel für gemischte Homeoffice-/Auswärtstage prüfen. 8. Arbeitsmittel separat erfassen – sie fallen nicht unter die Arbeitszimmer- oder Tagespauschale. 9. Bei mehreren Nutzern die Voraussetzungen und Kostentragung für jede Person getrennt prüfen. 10. Doppelberücksichtigung von Arbeitszimmerkosten und Tagespauschale für denselben Zeitraum vermeiden.

Häusliches Arbeitszimmer + Mittelpunkt der Gesamttätigkeit: tatsächliche abzugsfähige Kosten oder Jahrespauschale bis 1.260 EUR.

Kein Mittelpunkt im Arbeitszimmer: keine Arbeitszimmerkosten nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b EStG; stattdessen Tagespauschale prüfen.

Kein eigener abgeschlossener Raum, z. B. Arbeitsecke: kein häusliches Arbeitszimmer; Tagespauschale kann dennoch möglich sein.

Außerhäuslicher oder betriebsstättenähnlicher Raum: die besonderen Abzugsbeschränkungen für das häusliche Arbeitszimmer greifen grundsätzlich nicht.

Arbeitsmittel: gesondert nach allgemeinen Regeln abziehbar.

Seit 2023 lautet die zentrale Trennung: Mittelpunkt im anerkannten häuslichen Arbeitszimmer → tatsächliche Kosten oder 1.260-EUR-Jahrespauschale. Kein Mittelpunkt bzw. kein Arbeitszimmer → 6-EUR-Tagespauschale prüfen.