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Arbeitszimmer

Arbeitszimmer: Anerkennung und Umfang des Betriebsausgabenabzugs

Praxisüberblick zur steuerlichen Anerkennung des häuslichen Arbeitszimmers: Abgrenzung, Tätigkeitsmittelpunkt, Jahres- und Tagespauschale, Kontierung, Vorsteuer, Aufzeichnungspflichten und Betriebsvermögen.

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Kernaussage Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer sind nur unter besonderen Voraussetzungen abziehbar. Entscheidend sind vor allem die Abgrenzung zum übrigen Wohnbereich, die nahezu ausschließliche berufliche oder betriebliche Nutzung und die Frage, ob das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung bildet. Seit 2023 stehen daneben die Jahrespauschale und die Tagespauschale im Mittelpunkt der Praxis.

1. Wann liegt ein häusliches Arbeitszimmer vor? Ein häusliches Arbeitszimmer ist grundsätzlich ein Raum,

  • der in die häusliche Sphäre eingebunden ist,
  • typischerweise für gedankliche, schriftliche, organisatorische oder vergleichbare berufliche Arbeiten genutzt wird und
  • ausschließlich oder nahezu ausschließlich beruflich bzw. betrieblich genutzt wird.

Eine private Mitbenutzung bis etwa 10 % kann unschädlich sein. Eine Arbeitsecke im Wohn- oder Schlafzimmer ist dagegen kein häusliches Arbeitszimmer. Eine Aufteilung gemischt genutzter Wohnräume nach Nutzungszeiten ist grundsätzlich nicht zulässig.

Nicht unter die Arbeitszimmerbeschränkung fallen typischerweise Räume, die ihrer Funktion nach keine klassischen Arbeitszimmer sind, z. B. Werkstatt, Warenlager, Tonstudio oder betriebsstättenähnliche Praxisräume. Deren Kosten können bei betrieblicher Veranlassung grundsätzlich vollständig abziehbar sein.

2. Mittelpunkt der gesamten Tätigkeit Vollen Abzug der tatsächlichen Arbeitszimmerkosten gibt es grundsätzlich, wenn das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung bildet.

Entscheidend ist der qualitative Schwerpunkt der Tätigkeit, nicht nur die Anzahl der dort verbrachten Stunden. Der zeitliche Umfang ist lediglich ein Indiz. Werden mehrere Tätigkeiten ausgeübt, ist die Gesamttätigkeit zu betrachten.

Typische Folge:

  • prägende Tätigkeit im Arbeitszimmer → Mittelpunkt kann vorliegen,
  • prägende Tätigkeit überwiegend außerhalb → Mittelpunkt regelmäßig nicht im Arbeitszimmer.

3. Jahrespauschale bei Mittelpunkt Bildet das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten Tätigkeit, kann statt der tatsächlichen Kosten eine Jahrespauschale von 1.260 EUR gewählt werden.

Sie ist personenbezogen und wird für jeden vollen Monat gekürzt, in dem die Voraussetzungen nicht vorliegen. Bei mehreren Tätigkeiten oder mehreren Arbeitszimmern wird die Pauschale nicht vervielfacht.

Beispiel: Mittelpunkt ab 15. Juni → 7/12 von 1.260 EUR = 735 EUR Jahrespauschale.

4. Tagespauschale / Homeoffice-Pauschale Für jeden Kalendertag können 6 EUR, höchstens 1.260 EUR pro Jahr, berücksichtigt werden, wenn

  • die Tätigkeit überwiegend in der häuslichen Wohnung ausgeübt und keine außerhalb gelegene erste Tätigkeitsstätte aufgesucht wird oder
  • dauerhaft kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht.

Die Tagespauschale kann auch bei einer Arbeitsecke oder einem Durchgangszimmer in Betracht kommen. Für denselben Zeitraum ist aber keine zusätzliche Tagespauschale zulässig, wenn bereits tatsächliche Arbeitszimmerkosten oder die Jahrespauschale für ein Mittelpunkt-Arbeitszimmer angesetzt werden.

5. Kontierung SKR 03 / SKR 04 Abziehbarer Anteil:

Nicht abziehbarer Anteil:

Typischer Buchungssatz: Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer (abziehbarer Anteil) an Bank

Nicht abziehbare Kosten können dennoch in der Buchführung zu erfassen sein, insbesondere damit ein zulässiger Vorsteuerabzug korrekt abgebildet wird.

6. Vorsteuerabzug Die einkommensteuerliche Abzugsbeschränkung für das Arbeitszimmer ist nicht automatisch mit dem umsatzsteuerlichen Vorsteuerabzug gleichzusetzen. Soweit die allgemeinen Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs erfüllt sind und die Aufwendungen dem Unternehmen zugeordnet werden können, kann Vorsteuer auch aus Kosten abziehbar sein, die ertragsteuerlich nicht oder nur teilweise als Betriebsausgaben berücksichtigt werden.

Daher müssen brutto gezahlte Arbeitszimmerkosten in der Buchhaltung sauber in Nettoaufwand, nicht abziehbaren Aufwand und Vorsteuer aufgeteilt werden.

7. Welche Kosten gehören zum Arbeitszimmer? Typische anteilige Kosten sind:

  • Miete,
  • Gebäude-AfA,
  • Schuldzinsen,
  • Strom, Wasser und Heizung,
  • Reinigung,
  • Grundsteuer und sonstige Grundstücksabgaben,
  • Gebäudeversicherung,
  • Renovierungs- und Instandhaltungskosten.

Der abziehbare Anteil wird grundsätzlich nach dem Verhältnis der Fläche des Arbeitszimmers zur Gesamtwohnfläche ermittelt.

Arbeitsmittel wie Schreibtisch, Bürostuhl, Schränke oder Schreibtischlampe sind davon zu unterscheiden. Sie können bei betrieblicher bzw. beruflicher Veranlassung grundsätzlich unabhängig von der Arbeitszimmerbeschränkung abziehbar bzw. abzuschreiben sein.

8. Gemeinsame Nutzung durch mehrere Personen Nutzen z. B. Ehegatten dasselbe Arbeitszimmer, sind die Voraussetzungen für jede Person gesondert zu prüfen. Jeder kann nur die Kosten geltend machen, die er wirtschaftlich getragen hat oder die ihm steuerlich zuzurechnen sind.

Die Jahrespauschale ist personenbezogen. Liegt bei beiden Personen jeweils der Tätigkeitsmittelpunkt im Arbeitszimmer, kann grundsätzlich jede Person die Jahrespauschale von 1.260 EUR beanspruchen.

9. Aufzeichnungspflichten Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer müssen bei der Gewinnermittlung besonders aufgezeichnet werden (§ 4 Abs. 7 EStG). Eine gesonderte Erfassung der Arbeitszimmerkosten ist daher erforderlich.

Verbrauchsabhängige Kosten wie Strom, Wasser oder Heizung sowie Finanzierungsaufwendungen können im Laufe des Jahres zunächst geschätzt und nach Vorliegen der Jahresabrechnungen korrigiert werden. Abschreibungsbeträge können einmal jährlich zeitnah nach Ablauf des Jahres aufgezeichnet werden.

10. Arbeitszimmer als Betriebsvermögen Bei Eigentum kann der betrieblich genutzte Gebäudeteil notwendiges Betriebsvermögen werden. Das ist besonders wichtig, weil spätere Wertsteigerungen bzw. stille Reserven bei Entnahme oder Veräußerung steuerpflichtig werden können.

Eine Zuordnung zum Betriebsvermögen kann nach § 8 EStDV unterbleiben, wenn der eigenbetrieblich genutzte Grundstücksteil

  • nicht mehr als 1/5 des gemeinen Werts des gesamten Grundstücks beträgt und
  • nicht mehr als 20.500 EUR wert ist.

Die Grenzen sollten jährlich überprüft werden. Bei erstmaliger zwingender Zuordnung ist grundsätzlich § 6 Abs. 1 Nr. 5 EStG zu beachten.

11. Typische Sonderfälle

  • Werkstatt, Warenlager, Tonstudio: regelmäßig kein häusliches Arbeitszimmer → voller Betriebsausgabenabzug möglich.
  • Häusliche Praxis mit intensivem Publikumsverkehr oder betriebsstättenähnlicher Nutzung: Abgrenzung im Einzelfall; voller Abzug kann möglich sein.
  • Übungszimmer eines Berufsmusikers: kann trotz atypischer Ausstattung als häusliches Arbeitszimmer gelten.
  • Arbeitsecke: kein Arbeitszimmerabzug, Tagespauschale kann aber möglich sein.
  • Fremde Arbeitnehmer im häuslichen Büro: Eine Überlagerung der häuslichen Sphäre kann dazu führen, dass die Raumkosten als allgemeine betriebliche Raumkosten voll abziehbar sind.

12. Praxis-Prüfschema 1. Ist der Raum überhaupt ein häusliches Arbeitszimmer? 2. Ist er räumlich abgeschlossen und nahezu ausschließlich beruflich genutzt? 3. Liegt der qualitative Mittelpunkt der Gesamttätigkeit dort? 4. Tatsächliche Kosten oder Jahrespauschale wählen. 5. Falls kein Mittelpunkt: Voraussetzungen der Tagespauschale prüfen. 6. Arbeitsmittel gesondert beurteilen. 7. Vorsteuer unabhängig von der ertragsteuerlichen Abzugsbeschränkung prüfen. 8. Arbeitszimmerkosten gesondert aufzeichnen. 9. Bei Eigentum Betriebsvermögenszuordnung nach § 8 EStDV prüfen.

Merksatz Erst den Raum einordnen, dann den Tätigkeitsmittelpunkt prüfen. Ein echtes Mittelpunkt-Arbeitszimmer eröffnet den Abzug der tatsächlichen Kosten oder der Jahrespauschale von 1.260 EUR. Liegt kein Mittelpunkt vor, kann häufig die Tagespauschale von 6 EUR bis maximal 1.260 EUR helfen.