Reisekosten: steuerfreie Erstattung und Verpflegungspauschalen

⇨ Reisekosten: steuerfreie Erstattung und Verpflegungspauschalen

► 1. Steuerfreie Reisekostenerstattung durch den Arbeitgeber

Erstattet der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer anlässlich einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit die tatsächlichen Reisekosten, kann diese Erstattung nach § 3 Nr. 16 EStG steuerfrei sein.

Steuerfrei erstattungsfähig sind insbesondere:

• Fahrtkosten
• Übernachtungskosten
• Reisenebenkosten
• Verpflegungsmehraufwendungen im Rahmen der gesetzlichen Pauschalen

Die Steuerfreiheit gilt nur, soweit die Erstattung die nach § 9 EStG als Werbungskosten abziehbaren Aufwendungen nicht übersteigt.

► 2. Voraussetzungen für die Steuerfreiheit

Die Erstattung bleibt steuerfrei, wenn:

1. eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit vorliegt, 2. der Arbeitnehmer die tatsächlichen Aufwendungen nachweist, 3. die Erstattung die tatsächlichen Kosten bzw. gesetzlichen Pauschalen nicht übersteigt, 4. der Arbeitgeber die Belege zum Lohnkonto nimmt.

Wichtig: Ohne ausreichende Nachweise besteht das Risiko, dass die Erstattung als steuerpflichtiger Arbeitslohn behandelt wird.

► 3. Buchhalterische Behandlung

Die steuerfreie Erstattung ist als Reisekostenerstattung zu buchen.

Sie ist nicht als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu behandeln, solange:

• die Kosten beruflich veranlasst sind,
• die Belege vorliegen,
• die Erstattung nicht höher ist als die tatsächlichen Kosten bzw. zulässigen Pauschalen.

Eine Lohnversteuerung entfällt in diesem Fall.

Übersteigt die Erstattung die tatsächlichen Kosten oder die zulässigen Pauschalen, ist der übersteigende Betrag steuerpflichtiger Arbeitslohn.

► 4. Werbungskostenabzug beim Arbeitnehmer

Soweit der Arbeitgeber Reisekosten steuerfrei erstattet, ist ein Werbungskostenabzug beim Arbeitnehmer ausgeschlossen.

Merksatz: Steuerfrei erstattet = kein Werbungskostenabzug.

Nur nicht erstattete oder nicht vollständig erstattete berufliche Reisekosten können beim Arbeitnehmer noch als Werbungskosten berücksichtigt werden.

► 5. Verpflegungsmehraufwendungen bei Auswärtstätigkeit

Für Verpflegungsmehraufwendungen werden keine tatsächlichen Kosten angesetzt, sondern gesetzliche Pauschbeträge.

Bei Auslandsreisen gelten länderspezifische Pauschalen, die regelmäßig durch das BMF veröffentlicht werden.

► 6. Zweitägige Dienstreise nach Brüssel

Sachverhalt:

• Hinreise: 04.02.
• Rückreise: 05.02.
• Reiseziel: Brüssel / Belgien
• mehrtägige Auswärtstätigkeit mit Übernachtung

Für Belgien / Brüssel beträgt die angenommene Tagespauschale im Beispiel 64,00 Euro.

Für An- und Abreisetage sind jeweils 80 % der Tagespauschale anzusetzen.

Berechnung: 64,00 Euro x 80 % = 51,20 Euro

Anreisetag 04.02.: 51,20 Euro

Abreisetag 05.02.: 51,20 Euro

Insgesamt: 51,20 Euro + 51,20 Euro = 102,40 Euro

Da die Reise nur zwei Tage dauert, gibt es keinen vollen Zwischentag.

► 7. Kürzung bei gestellten Mahlzeiten

Werden Mahlzeiten vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung gestellt, sind die Verpflegungspauschalen zu kürzen.

Kürzung:

• Frühstück: 20 % der vollen Tagespauschale
• Mittagessen: 40 % der vollen Tagespauschale
• Abendessen: 40 % der vollen Tagespauschale

Bei einer Tagespauschale von 64,00 Euro:

Frühstück: 64,00 Euro x 20 % = 12,80 Euro

Mittagessen: 64,00 Euro x 40 % = 25,60 Euro

Abendessen: 64,00 Euro x 40 % = 25,60 Euro

Die Kürzung erfolgt auch an An- und Abreisetagen grundsätzlich anhand der vollen Tagespauschale.

► 8. Steuerfreie Erstattung der Verpflegungspauschalen

Erstattet der Arbeitgeber die Verpflegungspauschalen steuerfrei, ist ein Werbungskostenabzug beim Arbeitnehmer insoweit ausgeschlossen.

Beispiel: Zulässige Pauschale für Brüssel-Reise: 102,40 Euro

Steuerfreie Erstattung durch Arbeitgeber: 102,40 Euro

Folge: Kein zusätzlicher Werbungskostenabzug beim Arbeitnehmer.

► 9. Prüfungs-Merksätze

Reisekostenerstattung: Nach § 3 Nr. 16 EStG steuerfrei, soweit die Erstattung die nach § 9 EStG abziehbaren Werbungskosten nicht übersteigt.

Belegpflicht: Tatsächliche Kosten müssen nachgewiesen und die Belege zum Lohnkonto genommen werden.

Überzahlung: Übersteigt die Erstattung die tatsächlichen Kosten oder zulässigen Pauschalen, ist der übersteigende Betrag steuerpflichtiger Arbeitslohn.

Verpflegung: Für Verpflegung werden Pauschalen angesetzt, keine tatsächlichen Kosten.

Ausland: Bei Auslandsreisen gelten länderspezifische Pauschbeträge.

Anreise / Abreise: Bei mehrtägiger Auswärtstätigkeit mit Übernachtung werden An- und Abreisetag jeweils mit 80 % der Tagespauschale angesetzt.

Mahlzeiten: Gestellte Mahlzeiten kürzen die Pauschale: Frühstück 20 %, Mittagessen 40 %, Abendessen 40 %.

Werbungskosten: Steuerfrei vom Arbeitgeber ersetzt = kein Werbungskostenabzug beim Arbeitnehmer.