GoBD – digitale Buchführung und Aufbewahrung

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind ein BMF-Schreiben. Sie konkretisieren, wie elektronische Buchführung und digitale Belegverarbeitung aus Sicht der Finanzverwaltung ordnungsgemäß und prüfbar sein müssen.

1) Für wen relevant

• Alle Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtigen (HGB, AO, EStG).
• Auch EÜR-Fälle, wenn Aufzeichnungen elektronisch geführt werden.
• Praktisch: jede Kanzlei, jeder Mandant mit DATEV Unternehmen online, jede Kasse, jedes Vorsystem.

2) Kernanforderungen

• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
• Vollständigkeit
• Richtigkeit
• zeitgerechte Erfassung
• Ordnung
• Unveränderbarkeit
• Belegfunktion ("keine Buchung ohne Beleg")

3) Verfahrensdokumentation

• Pflicht: schriftliche Beschreibung aller IT-gestützten Prozesse rund um steuerrelevante Daten.
• Inhalte: allgemeine Beschreibung, Anwender-/Technik-Dokumentation, Betriebsdokumentation, internes Kontrollsystem.
• Muss jederzeit prüfbar sein und mit der gelebten Praxis übereinstimmen.

4) Unveränderbarkeit / Belegprinzip

• Einmal erfasste Buchungen und archivierte Belege dürfen nicht unbemerkt geändert werden.
• Änderungen sind protokolliert und nachvollziehbar (Journal, Versionierung).
• Belege sind im Ursprungsformat revisionssicher zu archivieren.

5) Datenzugriff (§ 147 Abs. 6 AO)

• Z1: unmittelbarer Zugriff der Finanzverwaltung auf das System (read-only).
• Z2: mittelbarer Zugriff – Auswertung durch das Unternehmen.
• Z3: Datenträgerüberlassung (z. B. GDPdU-/IDEA-Export).

6) Typische Kanzlei-Prüfpunkte

• Liegt eine aktuelle Verfahrensdokumentation vor?
• Werden digitale Belege unveränderbar archiviert (z. B. DATEV Unternehmen online, DMS)?
• Gibt es ein Kassensystem oder Vorsystem? TSE vorhanden?
• Werden Belege zeitnah erfasst (Belegdatum vs. Buchungsdatum)?
• Ist der Datenzugriff für eine Betriebsprüfung möglich (Export, Berechtigungen)?
• Aufbewahrungsfristen (i. d. R. 10 Jahre Buchungsbelege, 6 Jahre Handels-/Geschäftsbriefe) eingehalten?

Hinweis: GoBD-Verstöße können zur Verwerfung der Buchführung und zu Hinzuschätzungen führen (§ 162 AO). Frühzeitige Dokumentation und revisionssichere Archivierung sind die wichtigste Prävention.