Arbeitsmittel: Abziehbare Kosten beim Arbeitnehmer

Aufwendungen für Arbeitsmittel gehören zu den Werbungskosten, wenn der Arbeitnehmer die Gegenstände zur Ausübung seines Berufs verwendet und sie nicht vom Arbeitgeber gestellt werden.

Arbeitsmittel können z. B. sein:

• Werkzeuge,
• typische Berufskleidung,
• Computer, Notebook oder beruflich eingesetzte Technik,
• Schreibtisch und Bürostuhl,
• Fachliteratur,
• Aktenschrank,
• beruflich genutzte Musikinstrumente.

Entscheidend ist nicht die Bezeichnung des Gegenstands, sondern seine tatsächliche berufliche Verwendung.

Ein Gegenstand ist Arbeitsmittel, wenn er objektiv der Berufsausübung dient und vom Arbeitnehmer zu diesem Zweck eingesetzt wird.

Bei Gegenständen, die typischerweise auch privat verwendet werden können, muss die berufliche Nutzung nachvollziehbar sein.

Auch vor Beginn eines Arbeitsverhältnisses können Aufwendungen als vorweggenommene Werbungskosten abziehbar sein, etwa bei Berufsanfängern oder Arbeitssuchenden, wenn ein hinreichender Zusammenhang mit einer künftigen Tätigkeit besteht.

Bei gemischt genutzten Gegenständen ist zu prüfen, ob eine sachgerechte Aufteilung möglich ist:

• unter 10 % berufliche Nutzung: grundsätzlich kein anteiliger Werbungskostenabzug,
• 10 % bis 90 % berufliche Nutzung: Aufteilung nach dem beruflichen Nutzungsanteil,
• unter 10 % private Nutzung: grundsätzlich vollständiger Werbungskostenabzug möglich.

Je stärker eine private Nutzung naheliegt, desto wichtiger sind Aufzeichnungen oder andere nachvollziehbare Nachweise.

Zu den Werbungskosten können insbesondere gehören:

• Anschaffungs- und Herstellungskosten,
• Reparatur- und Instandsetzungskosten,
• Wartung und Reinigung,
• Transport- und Aufbewahrungskosten, soweit beruflich veranlasst,
• Finanzierungskosten wie Schuldzinsen und Gebühren bei fremdfinanzierten Arbeitsmitteln.

Es gilt grundsätzlich das Abflussprinzip: Aufwendungen werden in dem Kalenderjahr berücksichtigt, in dem sie tatsächlich geleistet werden.

Arbeitsmittel mit einer Nutzungsdauer von mehr als einem Jahr sind grundsätzlich über ihre betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abzuschreiben.

Liegt ein geringwertiges Wirtschaftsgut vor, kann ein Sofortabzug möglich sein. Maßgeblich ist grundsätzlich die GWG-Grenze von 800 EUR netto; bei 19 % Umsatzsteuer entspricht dies regelmäßig 952 EUR brutto.

Übersteigen die Anschaffungs- oder Herstellungskosten diese Grenze und beträgt die Nutzungsdauer mehr als ein Jahr, werden die Kosten im Wege der Absetzung für Abnutzung (AfA) verteilt.

Im Anschaffungsjahr erfolgt die AfA zeitanteilig nach Monaten.

Für Computerhardware und Software kann steuerlich eine Nutzungsdauer von einem Jahr zugrunde gelegt werden. Dadurch können die Anschaffungskosten regelmäßig innerhalb eines Jahres abgeschrieben werden.

Wird ein Arbeitsmittel beschädigt, zerstört oder gestohlen, kann ein nicht ersetzter beruflich veranlasster Schaden grundsätzlich als Werbungskosten berücksichtigt werden.

Wird ein zunächst privat genutzter Gegenstand später zum Arbeitsmittel, beginnt keine vollständig neue Abschreibung. Ausgangspunkt bleiben grundsätzlich die ursprünglichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten abzüglich der rechnerisch auf die bisherige Privatnutzung entfallenden AfA.

Grundsätzlich kann ein Arbeitnehmer nur Aufwendungen abziehen, die ihm selbst wirtschaftlich zuzurechnen sind.

Von Dritten getragene Kosten können ausnahmsweise berücksichtigt werden, etwa bei bestimmten Fällen des abgekürzten Vertragswegs oder abgekürzten Zahlungswegs.

Bei Ehegatten wird bei gemeinsamen Konten in der Praxis häufig darauf abgestellt, welcher Ehegatte das Arbeitsmittel beruflich nutzt und wem die Aufwendungen wirtschaftlich zuzurechnen sind.

Der Arbeitnehmer muss Art, Höhe und berufliche Veranlassung der Aufwendungen auf Nachfrage nachweisen oder glaubhaft machen können.

Sinnvolle Nachweise sind insbesondere:

• Rechnungen und Zahlungsbelege,
• genaue Bezeichnung des Arbeitsmittels,
• bei Fachliteratur Titel und Autor,
• bei gemischter Nutzung eine nachvollziehbare Ermittlung des beruflichen Nutzungsanteils.

Je höher die Kosten und je wahrscheinlicher eine private Mitbenutzung ist, desto strenger können die Nachweisanforderungen sein.

Erstattet der Arbeitgeber Aufwendungen für Arbeitsmittel, ist die Erstattung nicht automatisch steuerfrei.

Besondere Steuerbefreiungen bestehen insbesondere für:

• Werkzeuggeld nach § 3 Nr. 30 EStG und
• die Überlassung bzw. Bezuschussung typischer Berufskleidung nach § 3 Nr. 31 EStG.

Erstattungen für andere Arbeitsmittel können steuerpflichtiger Arbeitslohn sein. Die vom Arbeitnehmer selbst getragenen beruflichen Aufwendungen können daneben grundsätzlich als Werbungskosten zu prüfen sein.

1. Gehört der Gegenstand dem Arbeitnehmer bzw. trägt er die Kosten wirtschaftlich? 2. Wird er tatsächlich beruflich eingesetzt? 3. Gibt es eine private Mitbenutzung? 4. Falls ja: beruflichen Nutzungsanteil nachvollziehbar ermitteln. 5. Anschaffungs-, Reparatur-, Wartungs- und Nebenkosten erfassen. 6. Prüfen, ob Sofortabzug oder AfA anzuwenden ist. 7. Bei Computerhardware und Software die einjährige Nutzungsdauer beachten. 8. Belege und Nutzungsnachweise aufbewahren. 9. Arbeitgebererstattungen gesondert auf ihre Steuerfreiheit prüfen.

Arbeitsmittel sind Werbungskosten, soweit sie beruflich veranlasst sind. Bei gemischter Nutzung zählt der nachweisbare berufliche Anteil; höherwertige, länger nutzbare Gegenstände werden grundsätzlich über die Nutzungsdauer abgeschrieben.

• § 9 EStG – Werbungskosten
• § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 6 EStG – Werkzeuge und typische Berufskleidung
• § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 7 EStG – AfA bei Arbeitsmitteln
• § 12 Nr. 1 EStG – Kosten der privaten Lebensführung
• § 3 Nr. 30 EStG – Werkzeuggeld
• § 3 Nr. 31 EStG – typische Berufskleidung
• R 9.12 LStR und H 9.12 LStH – Arbeitsmittel