Gründungskosten und Vorsteuerabzug – kompakt

1. Grundsatz

Vorsteuer aus Gründungskosten kann bereits vor dem ersten Ausgangsumsatz abziehbar sein. Entscheidend ist, dass beim Leistungsbezug eine ernsthafte, nach außen erkennbare und nachweisbare Absicht besteht, eine unternehmerische Tätigkeit aufzunehmen und Umsätze auszuführen, die den Vorsteuerabzug nicht ausschließen.

Typische Gründungskosten sind z. B. Waren, Geschäftsausstattung, IT-Leistungen sowie Rechts- und Steuerberatung.

2. Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs

Für den Vorsteuerabzug müssen insbesondere vorliegen: • Unternehmereigenschaft bzw. nachweisbare Vorbereitung einer unternehmerischen Tätigkeit, • Bezug der Eingangsleistung für das Unternehmen, • direkter und unmittelbarer Zusammenhang mit steuerpflichtigen oder sonst vorsteuerunschädlichen Ausgangsumsätzen, • Leistungsempfänger ist der Unternehmer, der den Vorsteuerabzug geltend macht, • gesetzlich geschuldete Umsatzsteuer, • ordnungsgemäße Rechnung, • kein Ausschluss nach § 15 UStG.

Merke: Maßgeblich ist die Verwendungsabsicht im Zeitpunkt des Leistungsbezugs.

3. Beginn der unternehmerischen Tätigkeit

Die Unternehmereigenschaft kann schon vor Eröffnung des Betriebs beginnen. Es genügt das erste nach außen erkennbare Tätigwerden, das auf die spätere Erbringung entgeltlicher Leistungen gerichtet ist.

Eine Gewerbeanmeldung ist dafür nicht zwingend. Sie kann aber zusammen mit Businessplan, Verträgen, Angeboten, Bestellungen oder Beratungsaufträgen den Nachweis der Gründungsabsicht unterstützen.

4. Privat angeschafft – später betrieblich genutzt

Wird ein Gegenstand zunächst ohne unternehmerische Absicht privat angeschafft und erst später betrieblich verwendet, entsteht grundsätzlich kein nachträglicher Vorsteuerabzug allein durch die spätere Einlage oder Nutzung im Unternehmen.

Deshalb sollte die unternehmerische Verwendungsabsicht bereits beim Kauf dokumentiert sein.

5. Kleinunternehmer nach § 19 UStG

Seit 2025 gilt die Kleinunternehmerregelung grundsätzlich, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 EUR nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 EUR nicht überschreitet.

Kleinunternehmer haben aus den der Steuerbefreiung nach § 19 UStG zuzuordnenden Eingangsleistungen grundsätzlich keinen Vorsteuerabzug. Ein Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung zugunsten der Regelbesteuerung kann deshalb bei hohen Anfangsinvestitionen wirtschaftlich sinnvoll sein.

Der Verzicht bindet mindestens fünf Kalenderjahre (§ 19 Abs. 3 UStG).

6. Einzelunternehmen

Beim Einzelunternehmen besteht Personenidentität zwischen Gründer und späterem Unternehmer. Das erleichtert die Zuordnung von Gründungskosten.

Zu prüfen bleibt aber insbesondere: • War der Leistungsbezug schon unternehmerisch veranlasst? • Ist eine private Mitverwendung vorhanden? • Ist die unternehmerische Absicht nachweisbar? • Sind die geplanten Ausgangsumsätze vorsteuerunschädlich?

7. Gesellschaftsgründung: Wer ist Leistungsempfänger?

Bei Personen- und insbesondere Kapitalgesellschaften ist die Zuordnung schwieriger. Gründer, Vorgründungsgesellschaft, Vorgesellschaft und spätere Gesellschaft können unterschiedliche Rechtssubjekte sein.

Vorsteuerabzugsberechtigt ist grundsätzlich nur der tatsächliche Leistungsempfänger. Entscheidend ist, wer aus dem zugrunde liegenden Rechtsverhältnis berechtigt und verpflichtet ist.

Eine Rechnung kann den falschen Leistungsempfänger nicht nachträglich „heilen“. Auch die bloße Bezahlung der Kosten durch die spätere Gesellschaft reicht nicht aus.

Beispiel: Beauftragen zwei Gründer persönlich einen Berater und wird später eine GmbH gegründet, wird die GmbH nicht allein dadurch Leistungsempfängerin, dass die Rechnung an sie adressiert oder von ihr bezahlt wird.

8. Beratungskosten vor Gründung einer Kapitalgesellschaft

Gerade Beratungsleistungen sind kritisch, weil sie regelmäßig beim jeweiligen Auftraggeber verbraucht werden und nicht wie ein körperlicher Gegenstand auf die spätere Gesellschaft übertragen werden können.

Deshalb sollte möglichst früh geprüft werden, welches Rechtssubjekt den Auftrag erteilt und ob eine Gestaltung möglich ist, bei der die spätere Gesellschaft bzw. eine bereits bestehende Gründungsgesellschaft selbst Leistungsempfängerin wird.

9. Übertragung von Gegenständen und Leistungen

Von Gründern angeschaffte Gegenstände können unter bestimmten Voraussetzungen später entgeltlich an die Gesellschaft übertragen oder ihr zur Nutzung überlassen werden. Umsatzsteuerlich sind dabei Unternehmereigenschaft, Leistungsaustausch, mögliche unentgeltliche Wertabgaben und ggf. eine Geschäftsveräußerung im Ganzen gesondert zu prüfen.

Eine bloße Einlage eines ursprünglich privat angeschafften Gegenstands führt grundsätzlich nicht zu einer nachträglichen „Einlagenentsteuerung“.

10. Scheitert die Gründung

Scheitert die Unternehmensgründung später, entfällt ein ursprünglich rechtmäßig entstandener Vorsteuerabzug grundsätzlich nicht rückwirkend, wenn beim Leistungsbezug tatsächlich eine ernsthafte unternehmerische Tätigkeit mit vorsteuerunschädlichen Umsätzen beabsichtigt war und dies nachgewiesen werden kann.

Betrugs- oder Missbrauchsfälle sind ausgenommen.

Werden angeschaffte Gegenstände nach Aufgabe der Gründungsabsicht privat verwendet oder entnommen, können allerdings eine unentgeltliche Wertabgabe oder andere umsatzsteuerliche Folgefragen entstehen. Zusätzlich ist § 15a UStG zu prüfen, soweit dessen Voraussetzungen vorliegen.

11. Praxis-Checkliste

Vor Gründungskosten immer prüfen: 1. Wer ist Leistungsempfänger? 2. Ist die unternehmerische Absicht bereits nach außen erkennbar und dokumentiert? 3. Welche Ausgangsumsätze sind geplant – steuerpflichtig oder vorsteuerschädlich steuerfrei? 4. Greift § 19 UStG oder wurde zur Regelbesteuerung optiert? 5. Liegt eine ordnungsgemäße Rechnung vor? 6. Ist die Eingangsleistung dem Unternehmen eindeutig zuzuordnen? 7. Bei Gesellschaften: Erfolgt der Leistungsbezug durch den richtigen Rechtsträger? 8. Bei Scheitern oder Nutzungsänderung: Wertabgabe und § 15a UStG prüfen.

Praxis-Tipp: Gerade in der Gründungsphase Businessplan, Angebote, Verträge, Beratungsaufträge, Bestellungen und den vorgesehenen Verwendungszweck von Anschaffungen zeitnah dokumentieren. Der Nachweis der ursprünglichen unternehmerischen Absicht kann für den Vorsteuerabzug entscheidend sein.