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Einnahmen-Überschussrechnung

Einnahmen-Überschussrechnung: Privatnutzung von Waren, Kfz und Telefon

Abschlussarbeiten in der EÜR: private Warenentnahmen, private Telefonnutzung und private Kfz-Nutzung bei Unternehmern und Arbeitnehmern - mit Berechnungsschemata, Buchungssätzen (SKR03/SKR04) und Zeilen der Anlage EÜR.

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Überblick Ist die Buchführung geprüft und sind alle Vollständigkeits- und Plausibilitätsprüfungen erledigt, kann mit den eigentlichen Abschlussarbeiten begonnen werden. Dazu gehören u. a. das Erfassen der Privatnutzung von Fahrzeugen und Telefon sowie der Entnahme von Waren für private Zwecke.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

  • Erläuterungen zur 1-%-Methode, Fahrtenbuchmethode, Fahrten zur regelmäßigen Tätigkeitsstätte und Kostendeckelung: BMF-Schreiben v. 24.1.2018, 21.9.2017, 5.6.2014, 18.11.2009 (BStBl 2009 I S. 535) und 1.4.2011 (BStBl 2011 I S. 301).
  • BFH, Urteil v. 9.3.2010, VIII R 24/08; BFH, Urteile v. 22.9.2010, VI R 54/09, VI R 55/09, VI R 57/09.
  • OFD Frankfurt/M., Verfügung v. 10.10.2012, S 2297b A - 1 - St 222.
  • Private Warenentnahmen 2023: BMF-Schreiben v. 21.12.2022, IV A 8 - S 1547/19/10001 :004.

Privatnutzungs-Check Das Finanzamt geht grundsätzlich davon aus, dass Unternehmer Gegenstände oder Leistungen aus dem Unternehmen auch für private Zwecke verwenden. Wichtigste Sach- und Leistungsentnahmen sind:

  • Warenentnahme,
  • private Kfz-Nutzung,
  • private Nutzung des betrieblichen Telefons.

Der Wert der Privatentnahmen zzgl. Umsatzsteuer ist als Betriebseinnahme zu erfassen. Aufwendungen für Waren, Auto oder Telefon dürfen im Gegenzug in voller Höhe als Betriebsausgaben angesetzt werden. Wurde bei den Betriebsausgaben Vorsteuer geltend gemacht, ist die Privatnutzung grundsätzlich umsatzsteuerpflichtig.

Unentgeltliche Wertabgabe bei Unternehmern: Entnimmt der Unternehmer Waren oder Leistungen, ist dies grundsätzlich als umsatzsteuerpflichtige Betriebseinnahme gewinnerhöhend zu erfassen.

Sachbezüge Arbeitnehmer Auch die unentgeltliche Überlassung eines Fahrzeugs oder von Waren an Arbeitnehmer ist in der EÜR zu berücksichtigen. Sachbezüge führen i. d. R. zu lohnsteuerpflichtigem Arbeitslohn und sozialversicherungspflichtigem Entgelt. Sie werden monatlich über die Lohnabrechnung versteuert. Freigrenzen und Freibeträge sind zu beachten. Sachbezüge sind grundsätzlich umsatzsteuerpflichtig; der Arbeitgeber führt die enthaltene Umsatzsteuer ab.

Private Warenentnahmen Warenentnahmen für private Zwecke sind gewinnerhöhend zu berücksichtigen. Das BMF veröffentlicht jährlich Pauschbeträge für unentgeltliche Wertabgaben. Die Pauschbeträge beruhen auf Erfahrungswerten des Statistischen Bundesamts und ermöglichen monatliche Pauschalbuchungen ohne Einzelaufzeichnungen.

  • Individuelle Änderungen wegen Ess- und Trinkgewohnheiten, Krankheit oder Urlaub sind bei Anwendung der Pauschbeträge nicht möglich.
  • Kinder: bis zum vollendeten 2. Lebensjahr kein Wert; bis zum 12. Lebensjahr die Hälfte der jeweiligen Pauschbeträge.
  • Die Pauschbeträge gelten nur für Lebensmittel und Getränke; Tabakwaren sind nicht enthalten.
  • Bei gemischten Betrieben ist nur der höhere Pauschbetrag der jeweiligen Gewerbeklasse anzusetzen.
  • Wer niedrigere tatsächliche Entnahmen geltend machen will, muss diese nachweisen.

Rechtsstand/Beispiel aus der gelieferten Quelle - die jährlich neu bekannt gegebenen Pauschbeträge sind für das jeweilige Jahr gesondert zu prüfen (Ausgangsquelle: BMF-Schreiben v. 21.12.2022 für 2023).

Private Warenentnahmen durch Unternehmer Buchung (Beispielbetrag 1.190 EUR brutto):

  • SKR03: Soll 1880 Unentgeltliche Wertabgaben 1.190 EUR / Haben 8910 Entnahme durch Unternehmer für Zwecke außerhalb des Unternehmens (Waren) 19 % USt 1.190 EUR.
  • SKR04: Soll 2130 Unentgeltliche Wertabgaben 1.190 EUR / Haben 4620 Entnahme durch Unternehmer für Zwecke außerhalb des Unternehmens (Waren) 19 % USt 1.190 EUR.

Die Konten 8910/4620 sind Automatikkonten; die Umsatzsteuer wird programmgesteuert umgebucht. In den Entnahmen ist Umsatzsteuer enthalten.

Praxis-Tipp: Die Entnahmen monatlich als wiederkehrende Buchung mit 1/12 der Jahresbeträge erfassen, um Umsatzsteuerschuld und Gewinnerhöhung gleichmäßig über das Jahr zu verteilen.

Sachbezüge Arbeitnehmer - Warenabgabe buchen Buchung (Beispielbetrag 595 EUR brutto):

  • SKR03: Soll 4152 Sachzuwendungen und Dienstleistungen an Arbeitnehmer 595 EUR / Haben 8595 Sachbezüge 19 % USt (Waren) 595 EUR.
  • SKR04: Soll 6072 Sachzuwendungen und Dienstleistungen an Arbeitnehmer 595 EUR / Haben 4945 Sachbezüge 19 % USt (Waren) 595 EUR.

Die Konten 8595/4945 sind Automatikkonten; die enthaltene Umsatzsteuer wird programmgesteuert umgebucht.

Beispiel EÜR nach Warenentnahmen und Sachbezügen:

Private Telefonnutzung Wenn eine genaue Ermittlung schwierig ist, darf geschätzt werden. Für einen repräsentativen Zeitraum von 3 bis 12 Monaten können Aufzeichnungen geführt werden. Das Ergebnis kann für Folgezeiten verwendet werden, solange sich die Verhältnisse nicht wesentlich ändern. Alternativ kommt ein Einzelverbindungsnachweis in Betracht; bei Grundgebühren sind auch ankommende Gespräche zu berücksichtigen.

Praxis-Tipp: Der Einzelnachweis lohnt sich, wenn der private Anteil dadurch deutlich sinkt.

Privaten Telefonanteil pauschal ermitteln Mangels Einzelnachweis erfolgt die Schätzung nach einem Prozentsatz der Gesamtaufwendungen oder über eine Jahrespauschale. Die persönlichen Verhältnisse sind relevant, z. B. ein privater Zweitanschluss.

Praxiswerte: 15 bis 30 EUR monatlich oder ca. 30 % der tatsächlichen Telefonkosten, jeweils ausgehend vom Nettobetrag.

Privaten Telefonanteil buchen Beispiel: Gesamte Telefonkosten 1.000 EUR; kein Einzelgesprächsnachweis; Ansatz 20 EUR netto/Monat = 240 EUR/Jahr (brutto 285,60 EUR).

  • SKR03: Soll 1880 Unentgeltliche Wertabgaben 285,60 EUR / Haben 8922 Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens 19 % USt (Telefon-Nutzung) 285,60 EUR.
  • SKR04: Soll 2130 Unentgeltliche Wertabgaben 285,60 EUR / Haben 4646 Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens 19 % USt (Telefon-Nutzung) 285,60 EUR.

Die Konten 8922/4646 sind Automatikkonten. In der Buchung ist Umsatzsteuer enthalten. Anlage EÜR: privater Telefonanteil und Umsatzsteuer als Betriebseinnahmen in den Zeilen 21 und 17.

Private Kfz-Nutzung Unternehmer Sämtliche Kfz-Kosten für Betriebsfahrzeuge sind Betriebsausgaben. Privatfahrten dürfen den Gewinn nicht mindern und müssen korrigiert werden. Zu unterscheiden sind Privatfahrten und Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte. Im gelieferten Ausgangsinhalt wird für Fahrten Wohnung-Betriebsstätte mit 0,30 EUR pro Entfernungskilometer gerechnet (Rechtsstand/Beispiel aus der gelieferten Quelle - aktuelle Entfernungspauschale gesondert prüfen).

Drei Methoden: 1. 1-%-Regelung (nur bei mehr als 50 % betrieblicher Nutzung), 2. Fahrtenbuch-Methode, 3. tatsächliche Privatnutzung laut repräsentativer Aufzeichnung bei betrieblicher Nutzung zwischen 10 und 50 %.

Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte zählen für die Prüfung der betrieblichen Nutzung zu den betrieblichen Fahrten.

1-%-Regelung Berechnungsschema:

  • Brutto-Listenneupreis × 1 % × Monate = Privatnutzung.
  • Brutto-Listenneupreis × Entfernungskilometer × 0,03 % × Monate = Fahrten Wohnung-Betriebsstätte, nicht abziehbarer Anteil.
  • Brutto-Listenneupreis × gefahrene Kilometer × 0,002 % × Anzahl zusätzlicher Fahrten = Familienheimfahrten, nicht abziehbarer Anteil.
  • 0,30 EUR × Entfernung Wohnung-Betriebsstätte × Arbeitstage = abziehbarer Anteil.

Der Bruttolistenpreis gilt auch bei Gebrauchtkauf. Umsatzsteuer-Vereinfachung: vom Wertansatz ausgehen, 20-%-Abschlag für nicht mit Vorsteuer belastete Kosten; der ermittelte Betrag ist netto, darauf ist der allgemeine Umsatzsteuersatz anzuwenden.

Beispiel Unternehmer: BLP 30.000 EUR, 12 Monate, Entfernung 25 km.

  • Privatnutzung: 30.000 × 1 % × 12 = 3.600 EUR.
  • Umsatzsteuerpflichtige Nutzungsentnahme: 80 % = 2.880 EUR + 19 % USt = 3.427,20 EUR.
  • Umsatzsteuerfreie Nutzungsentnahme: 20 % = 720 EUR.
  • Wohnung-Betriebsstätte, nicht abziehbar: 30.000 × 0,03 % × 25 × 12 = 2.700 EUR.
  • Abziehbar nach Entfernungspauschale: 0,30 × 25 × 220 = 1.650 EUR.

Buchung 1-%-Methode:

Fahrten Wohnung-Betriebsstätte

  • Nicht abziehbarer Anteil: SKR03 1800 Privatentnahmen an 4679 2.700 EUR; SKR04 2100 an 6689 2.700 EUR. Netto, Vorsteuer wird nicht gekürzt.
  • Abziehbarer Anteil: SKR03 4678 an 1890 Privateinlage 1.650 EUR; SKR04 6688 an 2180 Privateinlage 1.650 EUR. Netto, Vorsteuer wird nicht gekürzt.
  • Kfz-Kosten und Fahrten Wohnung-Betriebsstätte: Anlage EÜR Zeilen 68 bis 73.

Kostendeckelung Der pauschale Nutzungswert nach der 1-%-Methode plus die nicht abziehbaren Beträge für Fahrten Wohnung-Betriebsstätte bzw. Familienheimfahrten dürfen die tatsächlichen Gesamtkosten nicht übersteigen. Bei Nachweis erfolgt die Begrenzung auf die Gesamtkosten. Bei mehreren privat genutzten Kfz ist eine fahrzeugbezogene Kostendeckelung zulässig.

Beispiel: BLP 35.600 EUR; Gesamtkosten 7.400 EUR; 200 Tage; Entfernung 27 km.

  • 0,03-%-Wert: 35.600 × 0,03 % × 27 × 12 = 3.460,32 EUR.
  • 1-%-Wert: 35.600 × 1 % × 12 = 4.272 EUR.
  • Summe 7.732,32 EUR > Gesamtkosten 7.400 EUR => Deckelung auf 7.400 EUR.
  • Entfernungspauschale im Beispiel: 200 × 27 × 0,30 EUR = 1.620 EUR.

Fahrtenbuch-Methode Erforderlich sind die tatsächlichen Aufwendungen je Pkw und ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch mit betrieblichen/beruflichen Fahrten, Fahrten Wohnung-Betrieb und Privatfahrten.

Beispiel: AfA 5.000 EUR; Reparaturen/Benzin 3.000 EUR; Versicherung/Steuern 1.500 EUR; Gesamtfahrleistung 20.000 km; davon 5.000 km privat (25 %) und 4.400 km Wohnung-Betriebsstätte; Entfernung 25 km; 220 Tage.

  • Vorsteuerbelastete Kfz-Kosten: 8.000 EUR × 25 % = 2.000 EUR + 19 % USt 380 EUR = 2.380 EUR.
  • Kosten ohne Vorsteuer: 1.500 EUR × 25 % = 375 EUR.
  • Tatsächliche Gesamtkosten pro km: 9.500 / 20.000 = 0,48 EUR/km.
  • Im gelieferten Beispiel werden für Fahrten Wohnung-Betriebsstätte 5.500 km × 0,48 EUR = 2.640 EUR als nicht abziehbarer Anteil gerechnet; abziehbar: 0,30 × 25 × 220 = 1.650 EUR.

Buchung:

  • SKR03: 1880 an 8921 1.190 EUR; 1880 an 8924 375 EUR; 1800 an 4679 2.640 EUR; 4678 an 1890 1.650 EUR.
  • SKR04: 2130 an 4645 1.190 EUR; 2130 an 4639 375 EUR; 2100 an 6689 2.640 EUR; 6688 an 2180 1.650 EUR.
  • Hinweis aus dem gelieferten Inhalt: im privaten Nutzungsanteil sind 380 EUR Umsatzsteuer enthalten; Fahrten Wohnung-Betriebsstätte netto.
  • Anlage EÜR: Kfz-Nutzungsanteil und Umsatzsteuer Zeilen 20/17; Fahrten Wohnung-Betriebsstätte Zeile 72.

Betriebliche Nutzung zwischen 10 und 50 % Bei z. B. 40 % betrieblicher Nutzung werden alle Kfz-Kosten als Betriebsausgabe erfasst; der private Nutzungsanteil von 60 % ist als Betriebseinnahme zu erfassen. Der Nachweis erfolgt über ein Fahrtenbuch oder andere aussagekräftige Aufzeichnungen, insbesondere bei typischen Büro- und Praxisberufen. Die Kilometerstände zum 1.1. und 31.12. sind festzuhalten.

Private Kfz-Nutzung Arbeitnehmer Bei einem überlassenen Pkw wird der private Nutzungsanteil entweder nach der 1-%-Regelung oder per Fahrtenbuch ermittelt. Die Privatnutzung durch den Arbeitnehmer ist ein Sachbezug und laut geliefertem Inhalt 100 % umsatzsteuerpflichtig.

1-%-Regelung Arbeitnehmer Schema: BLP × 1 % × Monate + BLP × 0,03 % × Entfernungskilometer × Monate = privater Kfz-Anteil inkl. Umsatzsteuer.

Beispiel: BLP 24.000 EUR, Anschaffung Juli, Privatnutzung 6 Monate, Entfernung 15 km.

  • Privatnutzung: 1 % × 6 × 24.000 = 1.440 EUR.
  • Wohnung-Tätigkeitsstätte: 0,03 % × 6 × 24.000 × 15 = 648 EUR.
  • Umsatzsteuerpflichtiger Sachbezug: 2.088 EUR brutto; enthaltene Umsatzsteuer im Beispiel 342 EUR.

Buchung:

  • SKR03: 4110 Löhne an 1792 Interim 2.088 EUR; 1792 an 8611 verrechnete sonstige Sachbezüge aus Kfz-Gestellung 19 % USt 2.088 EUR.
  • SKR04: 6010 an 3630 2.088 EUR; 3630 an 4947 2.088 EUR.
  • Anlage EÜR laut geliefertem Inhalt: Arbeitslohn Zeile 20; verrechnete Netto-Sachbezüge Zeile 15; Umsatzsteuer Zeile 17.

Fahrtenbuch Arbeitnehmer Beispiel: BLP 24.000 EUR; Entfernung 10 km; 110 Tage; Gesamtfahrleistung 18.000 km; privat 3.000 km; Wohnung-Tätigkeitsstätte 2.200 km; Benzin/Reparatur netto 3.000 EUR; Steuer/Versicherung 1.000 EUR; AfA 2.000 EUR.

  • Gesamtkosten 6.000 EUR => 0,30 EUR/km.
  • Privatfahrten: 3.000 × 0,30 = 900 EUR netto.
  • Wohnung-Tätigkeitsstätte: 2.200 × 0,30 = 660 EUR.
  • Sachbezug netto 1.560 EUR + 19 % USt 296,40 EUR = 1.856,40 EUR brutto.

Buchung:

  • SKR03: 4110 an 1792 1.856,40 EUR; 1792 an 8611 1.856,40 EUR.
  • SKR04: 6010 an 3630 1.856,40 EUR; 3630 an 4947 1.856,40 EUR.
  • Anlage EÜR laut geliefertem Inhalt: Sachbezug und Umsatzsteuer Zeilen 15/17; Lohnaufwendungen Zeile 20.

Sonderfall Elektro-/Hybridfahrzeuge Rechtsstand/Beispiel aus der gelieferten Quelle - für aktuelle Grenzwerte und Anschaffungszeiträume gesondert prüfen.

Der gelieferte Ausgangstext nennt zeitgebundene Schwellen und Regeln für Elektro- und Hybridfahrzeuge, insbesondere:

  • Begünstigte Anschaffungszeiträume etwa zwischen 2020 und 2030,
  • eine Bruttolistenpreisgrenze von 40.000 EUR,
  • reduzierte Wertansätze von 25 % bzw. 50 % des Bruttolistenpreises,
  • verschärfte Anforderungen für Hybridfahrzeuge ab 2025.

Diese Werte sind ausdrücklich als Rechtsstand der Ausgangsquelle zu behandeln und vor Anwendung mit der jeweils geltenden Fassung des § 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG sowie den aktuellen BMF-Schreiben abzugleichen. Gleiches gilt für alle übrigen jahres- oder formularabhängigen Werte in diesem Beitrag (insbesondere Pauschbeträge, Entfernungspauschale und Zeilennummern der Anlage EÜR).

Buchungssätze Zusammenfassung der verwendeten Konten:

  • Warenentnahme Unternehmer: SKR03 1880 an 8910 / SKR04 2130 an 4620.
  • Warenabgabe an Arbeitnehmer: SKR03 4152 an 8595 / SKR04 6072 an 4945.
  • Telefonnutzung: SKR03 1880 an 8922 / SKR04 2130 an 4646.
  • Kfz-Nutzung Unternehmer mit USt: SKR03 1880 an 8921 / SKR04 2130 an 4645.
  • Kfz-Nutzung Unternehmer ohne USt: SKR03 1880 an 8924 / SKR04 2130 an 4639.
  • Fahrten Wohnung-Betriebsstätte nicht abziehbar: SKR03 1800 an 4679 / SKR04 2100 an 6689.
  • Fahrten Wohnung-Betriebsstätte abziehbar: SKR03 4678 an 1890 / SKR04 6688 an 2180.
  • Kfz-Sachbezug Arbeitnehmer: SKR03 4110 an 1792 und 1792 an 8611 / SKR04 6010 an 3630 und 3630 an 4947.

Anlage EÜR

  • Private Warenentnahmen und privater Telefonanteil: Zeile 21, Umsatzsteuer Zeile 17.
  • Private Kfz-Nutzung: Zeile 20, Umsatzsteuer Zeile 17.
  • Verrechnete Netto-Sachbezüge Arbeitnehmer: Zeile 15.
  • Lohnaufwand durch Sachbezug: Zeile 30 bzw. Lohnaufwendungen Zeile 20 laut geliefertem Inhalt.
  • Kfz-Kosten und Fahrten Wohnung-Betriebsstätte: Zeilen 68 bis 73, Fahrten Wohnung-Betriebsstätte insbesondere Zeile 72.
  • Zeilennummern sind formularabhängig und für das jeweilige Veranlagungsjahr zu prüfen.

Praxis-Tipps

  • Privatentnahmen monatlich mit 1/12 der Jahresbeträge buchen, um Umsatzsteuer und Gewinnwirkung gleichmäßig zu verteilen.
  • Beim Telefon prüfen, ob ein Einzelverbindungsnachweis den privaten Anteil deutlich senkt.
  • Beim Kfz vor Methodenwahl rechnen: 1-%-Regelung, Fahrtenbuch und Kostendeckelung führen zu sehr unterschiedlichen Ergebnissen.
  • Kilometerstände zum 1.1. und 31.12. dokumentieren, um die betriebliche Nutzungsquote belegen zu können.
  • Bei mehreren privat genutzten Fahrzeugen die fahrzeugbezogene Kostendeckelung nutzen.

Rechtsgrundlagen

  • § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6 EStG
  • § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG
  • BMF-Schreiben v. 24.1.2018
  • BMF-Schreiben v. 21.9.2017
  • BMF-Schreiben v. 5.6.2014
  • BMF-Schreiben v. 18.11.2009, BStBl 2009 I S. 535
  • BMF-Schreiben v. 1.4.2011, BStBl 2011 I S. 301
  • BFH, Urteil v. 9.3.2010, VIII R 24/08
  • BFH, Urteile v. 22.9.2010, VI R 54/09, VI R 55/09, VI R 57/09
  • OFD Frankfurt/M., Verfügung v. 10.10.2012, S 2297b A - 1 - St 222
  • BMF-Schreiben v. 21.12.2022, IV A 8 - S 1547/19/10001 :004