E-Rechnung: Umsetzung zeitnah bewältigen

E-Rechnung: Umsetzung zeitnah bewältigen

Überblick

Seit dem 1.1.2025 müssen Unternehmen im inländischen B2B-Bereich auf die E-Rechnung vorbereitet sein. Auf der Eingangsseite müssen E-Rechnungen bereits empfangen werden können. Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen bis Ende 2027.

Die Umstellung betrifft sowohl technische als auch organisatorische Prozesse. Rechnungseingang, Rechnungsausgang, Buchhaltung, IT, Forderungsmanagement, Mahnwesen und Steuerberatung sollten frühzeitig aufeinander abgestimmt werden.

1. Änderungen durch das Wachstumschancengesetz

Die gesetzlichen Neuregelungen zur E-Rechnung ergeben sich insbesondere aus § 14 Abs. 1 Satz 2 bis 8, Abs. 2 und 3 UStG. Die Übergangsregelungen stehen in § 27 Abs. 38 UStG.

Hintergrund der Neuregelung sind die europäischen ViDA-Maßnahmen, die langfristig auf eine stärkere Digitalisierung und ein elektronisches Meldesystem abzielen.

2. Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG eine Rechnung, die

• in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt,
• elektronisch übermittelt und empfangen wird und
• eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Geeignete Formate sind insbesondere:

• XRechnung,
• ZUGFeRD.

Papierrechnungen und reine PDF-Rechnungen gelten nicht als E-Rechnung, sondern als sonstige Rechnungen.

3. Übergangsregelungen

Ab 1.1.2025

Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.

Bis 31.12.2026

Für Umsätze der Jahre 2025 und 2026 dürfen weiterhin Papierrechnungen verwendet werden. PDF-Rechnungen und andere sonstige elektronische Rechnungen sind weiterhin möglich, wenn der Empfänger zustimmt.

Ab 1.1.2027

Unternehmen mit einem maßgeblichen Vorjahresumsatz bis 800.000 EUR können die Übergangsregelung weiterhin nutzen.

Unternehmen mit einem höheren Vorjahresumsatz müssen für erfasste B2B-Umsätze grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen.

Ab 1.1.2028

Nach Ablauf der Übergangsregelungen gilt die E-Rechnungspflicht im inländischen B2B-Bereich grundsätzlich umfassend, soweit keine Ausnahme greift.

4. Ausnahmen

Von der Pflicht ausgenommen sind insbesondere:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR,
• Fahrausweise,
• bestimmte steuerfreie Lieferungen und Leistungen.

Wichtig: Die Übergangsregelungen betreffen nur die Ausgangsseite. Der Empfang von E-Rechnungen muss bereits seit 1.1.2025 möglich sein.

5. Bedeutung für den Vorsteuerabzug

Ordnungsgemäße Rechnungen sind eine zentrale Voraussetzung für den Vorsteuerabzug.

Unternehmen müssen deshalb nicht nur bei der Erstellung eigener Rechnungen, sondern auch beim Rechnungseingang prüfen, ob die gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind.

Fehlerhafte Rechnungsprozesse können zu Risiken beim Vorsteuerabzug, zu Verzögerungen bei Zahlungen und zu zusätzlichem Verwaltungsaufwand führen.

6. Vorteile der E-Rechnung

Die Umstellung dient nicht nur der Erfüllung gesetzlicher Pflichten. Strukturierte Rechnungsdaten können auch erhebliche praktische Vorteile bringen:

• schnellere Verarbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen,
• weniger manuelle Erfassung,
• niedrigere Porto- und Versandkosten,
• schnellere Rechnungsstellung und Zahlungseingänge,
• bessere Datenqualität,
• bessere Auswertungs- und Reportingmöglichkeiten,
• geringere Fehleranfälligkeit durch Automatisierung.

7. Was Unternehmen jetzt tun sollten

Unternehmen sollten ihre bisherigen Prozesse vollständig aufnehmen und prüfen.

Insbesondere sollten sie:

1. klären, wie E-Rechnungen empfangen werden, 2. prüfen, ob die vorhandene Software XRechnung und ZUGFeRD verarbeiten kann, 3. sicherstellen, dass Rechnungen erstellt, gelesen, geprüft, freigegeben und archiviert werden können, 4. Schnittstellen zu Buchhaltung, Forderungsmanagement und Mahnwesen prüfen, 5. GoBD-Anforderungen bei der Archivierung berücksichtigen, 6. Steuerberatung und IT-Dienstleister frühzeitig einbeziehen, 7. Testphasen mit Softwarelösungen durchführen, 8. auf langfristigen Support und Weiterentwicklung der eingesetzten Systeme achten.

Praxisfazit

Die E-Rechnung sollte als Prozess- und Digitalisierungsprojekt verstanden werden. Ein reines E-Mail-Postfach genügt für eine effiziente Umsetzung meist nicht.

Entscheidend ist, dass der gesamte Rechnungsprozess funktioniert:

Empfang → Sichtbarmachung → Prüfung → Freigabe → Buchung → Zahlung → Archivierung.

Je früher Unternehmen technische und organisatorische Schwachstellen identifizieren, desto leichter lassen sich spätere Umstellungsprobleme vermeiden.