Homeoffice: Bürokostenzuschuss des Arbeitgebers

Zahlt der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer für die Nutzung eines häuslichen Büroraums einen Betrag, ist entscheidend, in wessen überwiegendem Interesse die Büronutzung erfolgt.

• Liegt die Nutzung überwiegend im Interesse des Arbeitnehmers oder ist der Arbeitnehmer arbeitsvertraglich verpflichtet, einen Büroraum bereitzustellen, ist ein Bürokostenzuschuss grundsätzlich steuerpflichtiger Arbeitslohn.
• Liegt ein objektiv nachvollziehbares, überwiegendes betriebliches Interesse des Arbeitgebers vor und besteht zusätzlich ein gesonderter, fremdüblicher Mietvertrag, können die Zahlungen beim Arbeitnehmer Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung darstellen.

Das häusliche Arbeitszimmer wird durch die Kostenübernahme des Arbeitgebers nicht zu einer betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers und damit auch nicht zur ersten Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers.

Ein Zuschuss ist regelmäßig als Arbeitslohn zu behandeln, wenn

• kein gesonderter Mietvertrag besteht,
• der Arbeitnehmer den Raum aufgrund seines Arbeitsvertrags zur Verfügung stellen muss,
• der Arbeitgeber die Homeoffice-Nutzung lediglich gestattet oder duldet,
• dem Arbeitnehmer im Betrieb grundsätzlich ein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht oder
• die Zahlung wirtschaftlich Teil der Vergütung für die Arbeitsleistung ist.

SKR 03

• 4110 Löhne
• 1740 Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt

SKR 04

• 6010 Löhne
• 3720 Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt

Buchungssatz:

Löhne an Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt

Ein Arbeitnehmer muss laut Dienstvertrag in seinem privaten Einfamilienhaus einen Büroraum bereitstellen. Dafür erhält er monatlich 250 EUR. Ein Mietvertrag besteht nicht.

Der Zuschuss ist steuerpflichtiger Arbeitslohn.

Buchung:

• SKR 03: 4110 an 1740 = 250 EUR
• SKR 04: 6010 an 3720 = 250 EUR

Für ein überwiegendes Arbeitnehmerinteresse spricht insbesondere, wenn

• im Betrieb ein weiterer Arbeitsplatz vorhanden ist und
• die Nutzung des Homeoffice lediglich ermöglicht oder geduldet wird.

Dass die Homeoffice-Nutzung auch betriebliche Vorteile für den Arbeitgeber hat, reicht allein nicht aus. Entscheidend ist eine Gesamtwürdigung.

Ein laufender Zuschuss kann einen dauerhaften finanziellen Vorteil des Arbeitnehmers darstellen und deshalb Arbeitslohn sein, wenn sich der Arbeitgeber damit lediglich an den privaten Kosten des Heimbüros beteiligt.

Zahlungen können auf einer vom Arbeitsverhältnis getrennten Mietbeziehung beruhen, wenn die Überlassung des Büroraums objektiv im überwiegenden betrieblichen Interesse des Arbeitgebers erfolgt.

Für ein besonderes Arbeitgeberinteresse sprechen beispielsweise:

• Im Betrieb steht kein geeigneter Büroraum zur Verfügung.
• Der Arbeitgeber müsste ansonsten externe Räume anmieten.
• Durch die Nutzung des privaten Büroraums spart der Arbeitgeber eigene Raumkosten.
• Die Raumnutzung ist betrieblich erforderlich und nicht lediglich eine Annehmlichkeit für den Arbeitnehmer.

Zusätzlich sollte ein schriftlicher, klarer und fremdüblicher Mietvertrag abgeschlossen werden.

Damit die Mietzahlungen steuerlich als eigenständiges Mietverhältnis anerkannt werden können, sollte der Vertrag wie unter fremden Dritten ausgestaltet sein.

Wichtige Punkte sind:

• klare Bezeichnung des vermieteten Raums,
• eindeutige Regelung des Nutzungszwecks,
• angemessene und fremdübliche Miete,
• klare Zahlungsmodalitäten,
• tatsächliche Durchführung entsprechend der Vereinbarung.

Ein bloßer pauschaler „Bürokostenzuschuss“ ohne Mietvertrag spricht dagegen regelmäßig für Arbeitslohn.

Ein Außendienstmitarbeiter verfügt im Betrieb über keinen Büroraum. Der Arbeitgeber müsste andernfalls externe Räume anmieten. Arbeitgeber und Arbeitnehmer schließen deshalb einen schriftlichen Mietvertrag über einen Büroraum im privaten Einfamilienhaus des Arbeitnehmers. Die monatliche Miete beträgt 70 EUR.

Bei einem steuerlich anzuerkennenden Mietverhältnis erfolgt die Buchung beim Arbeitgeber beispielsweise über Mietaufwand.

SKR 03: 4210 Miete (unbewegliche Wirtschaftsgüter) SKR 04: 6310 Miete (unbewegliche Wirtschaftsgüter)

Beispielbuchung:

• 4210 / 6310 Miete 70 EUR
• an 1200 / 1800 Bank 70 EUR

Beim Arbeitnehmer sind die Zahlungen bei Anerkennung des gesonderten Mietverhältnisses grundsätzlich den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung zuzuordnen.

Vom Bürokostenzuschuss zu unterscheiden ist der Ersatz konkret entstandener Auslagen des Arbeitnehmers.

Ersetzt der Arbeitgeber beispielsweise gegen Beleg

• Papier,
• Briefumschläge,
• Porto oder
• sonstiges Schreib- und Büromaterial,

kann ein steuerfreier Auslagenersatz nach § 3 Nr. 50 EStG in Betracht kommen.

Entscheidend ist, dass tatsächlich Aufwendungen des Arbeitnehmers für Rechnung des Arbeitgebers ersetzt werden und keine pauschale zusätzliche Vergütung vorliegt.

1. Warum nutzt der Arbeitnehmer den privaten Büroraum? 2. Steht im Betrieb ein geeigneter anderer Arbeitsplatz zur Verfügung? 3. Ist die Homeoffice-Nutzung nur erlaubt oder betrieblich tatsächlich erforderlich? 4. Muss der Arbeitnehmer den Büroraum laut Arbeitsvertrag bereitstellen? 5. Besteht eine gesonderte schriftliche Mietvereinbarung? 6. Entspricht der Mietvertrag fremdüblichen Bedingungen? 7. Ist die vereinbarte Miete angemessen? 8. Spart der Arbeitgeber durch die Anmietung nachweisbar eigene Raumkosten? 9. Handelt es sich tatsächlich um Miete oder lediglich um einen pauschalen Bürokostenzuschuss? 10. Werden einzelne Auslagen gegen Nachweis ersetzt? Dann § 3 Nr. 50 EStG prüfen.

Kein Mietvertrag + Arbeitnehmer muss Raum bereitstellen: regelmäßig steuerpflichtiger Arbeitslohn.

Homeoffice nur gestattet/geduldet + anderer Arbeitsplatz vorhanden: regelmäßig überwiegendes Arbeitnehmerinteresse → Arbeitslohn.

Kein geeigneter Arbeitsplatz beim Arbeitgeber + betriebliche Notwendigkeit + fremdüblicher Mietvertrag: gesondertes Mietverhältnis und Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung möglich.

Konkrete Auslagen gegen Beleg ersetzt: steuerfreier Auslagenersatz nach § 3 Nr. 50 EStG prüfen.

Nicht die Bezeichnung der Zahlung entscheidet, sondern der wirtschaftliche Grund: bloßer Bürokostenzuschuss ist regelmäßig Arbeitslohn; nur bei überwiegendem Arbeitgeberinteresse und einer eigenständigen, fremdüblichen Mietbeziehung kommt eine Behandlung als Miete in Betracht.