Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)

Kernaussage Der Lohnsteuerabzug erfolgt grundsätzlich anhand der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM), die beim Bundeszentralamt für Steuern gespeichert und dem Arbeitgeber elektronisch bereitgestellt werden. Maßgeblich sind insbesondere Steuerklasse, Kinderfreibeträge, Kirchensteuermerkmale, Faktor, Frei- und Hinzurechnungsbeträge sowie seit 2026 auch bestimmte PKV-/PPV-Beiträge.

1. Welche Merkmale gehören zu den ELStAM? Zu den wichtigsten ELStAM zählen:

• Steuerklasse,
• Zahl der Kinderfreibeträge in den Steuerklassen I bis IV,
• Faktor beim Faktorverfahren,
• Kirchensteuerabzugsmerkmale,
• Freibeträge und Hinzurechnungsbeträge,
• ab 2026 bestimmte Beiträge zur privaten Kranken- und Pflegepflichtversicherung.

Das BZSt bildet insbesondere Steuerklasse und Kinderfreibeträge automatisiert. Melderechtliche Änderungen wie Eheschließung, Scheidung, Geburt eines Kindes oder Religionszugehörigkeit werden über die Meldebehörden übermittelt. Vom Finanzamt gebildete Merkmale, etwa Freibeträge oder bestimmte Pauschbeträge, werden ebenfalls an das BZSt weitergegeben.

2. Arbeitgeberpflichten Bei Beginn eines Dienstverhältnisses muss der Arbeitgeber die ELStAM elektronisch abrufen und in das Lohnkonto übernehmen. Dafür werden insbesondere benötigt:

• Steuer-Identifikationsnummer,
• Geburtsdatum,
• Beschäftigungsbeginn bzw. Referenzdatum,
• Angabe Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis.

Die abgerufenen ELStAM sind für den Lohnsteuerabzug anzuwenden, bis geänderte Merkmale bereitgestellt oder das Dienstverhältnis beendet wird. Änderungen sind regelmäßig abzurufen. Die in der Abrechnung verwendeten ELStAM müssen in der Entgeltabrechnung ausgewiesen werden.

Bei Beendigung des Dienstverhältnisses ist der Arbeitnehmer unverzüglich elektronisch abzumelden. Die Abmeldung darf frühestens am tatsächlichen Austrittstag erfolgen.

3. Haupt- und Nebenarbeitsverhältnis Bei mehreren gleichzeitigen Arbeitgebern wird grundsätzlich ein Dienstverhältnis als Hauptarbeitsverhältnis geführt. Für weitere Dienstverhältnisse gilt regelmäßig Steuerklasse VI.

Meldet sich ein weiterer Arbeitgeber irrtümlich als Hauptarbeitgeber an, kann der bisherige Hauptarbeitgeber automatisch zum Nebenarbeitgeber werden und Steuerklasse VI erhalten. Bei Korrekturen ist insbesondere die 6-Wochenfrist im ELStAM-Verfahren zu beachten.

4. Pflichten des Arbeitnehmers Der Arbeitnehmer muss dem Arbeitgeber bei Beschäftigungsbeginn insbesondere mitteilen:

• Steuer-Identifikationsnummer,
• Geburtsdatum,
• ob es sich um das erste oder ein weiteres Dienstverhältnis handelt,
• ggf. ob ein Freibetrag berücksichtigt werden soll.

Werden die erforderlichen Angaben schuldhaft nicht gemacht, ist grundsätzlich nach Steuerklasse VI abzurechnen.

Sind ELStAM zugunsten des Arbeitnehmers unzutreffend, muss er dies dem Finanzamt anzeigen. Außerdem kann der Arbeitnehmer den Abruf durch bestimmte Arbeitgeber zulassen oder sperren.

5. Fehlende oder gesperrte ELStAM: Steuerklasse VI Steuerklasse VI ist insbesondere anzuwenden, wenn

• die zum Abruf erforderlichen Arbeitnehmerdaten schuldhaft fehlen,
• das BZSt keine ELStAM bereitstellt,
• der Arbeitnehmer den Abruf gesperrt hat oder
• die Bildung bzw. Bereitstellung der ELStAM unterbunden wurde.

Behält der Arbeitgeber in solchen Fällen nicht die zutreffende Lohnsteuer ein, kann er für den Differenzbetrag haften.

6. Technische Störungen und fehlerhafte ELStAM Kann der Arbeitgeber die ELStAM aus technischen Gründen nicht abrufen oder hat der Arbeitnehmer das Fehlen der erforderlichen Daten nicht zu vertreten, dürfen voraussichtliche ELStAM grundsätzlich längstens für 3 Kalendermonate verwendet werden.

Sobald die korrekten ELStAM vorliegen, muss der Arbeitgeber die bisherigen Abrechnungen prüfen und erforderliche Differenzen ausgleichen.

Die 3-Monatsregelung kann nach Verwaltungsauffassung auch bei offensichtlich fehlerhaft bereitgestellten ELStAM greifen, wenn sich die persönlichen Verhältnisse des Arbeitnehmers tatsächlich nicht geändert haben. Der Arbeitnehmer muss die Korrektur innerhalb dieses Zeitraums beim Finanzamt veranlassen.

7. PKV-/PPV-Daten seit 2026 Seit 1. Januar 2026 werden bestimmte Beiträge zur privaten Kranken- und Pflegepflichtversicherung als ELStAM bereitgestellt. Arbeitgeber berücksichtigen grundsätzlich die elektronisch übermittelten Beträge.

Für technische Fehler gilt in den Jahren 2026 und 2027 eine Übergangsregelung: In bestimmten Fällen kann eine vom Versicherungsunternehmen ausgestellte Ersatzbescheinigung verwendet werden. Widerspricht der privat Versicherte hingegen der elektronischen Datenübermittlung, werden die Beiträge nicht als ELStAM bereitgestellt; eine Ersatzbescheinigung darf diesen Widerspruch nicht umgehen.

8. Beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer Auch für im Inland nicht meldepflichtige Arbeitnehmer können ELStAM genutzt werden, wenn eine Steuer-Identifikationsnummer vorliegt. Diese kann beim Betriebsstättenfinanzamt beantragt werden.

Bei nicht meldepflichtigen Arbeitnehmern werden grundsätzlich nur Steuerklasse I für das Hauptarbeitsverhältnis oder Steuerklasse VI für ein Nebenarbeitsverhältnis bereitgestellt. Für bestimmte Fälle, etwa fiktiv unbeschränkt Steuerpflichtige mit zu berücksichtigenden Freibeträgen, kann weiterhin eine Papierbescheinigung erforderlich sein.

9. Typische Fehlerquellen Häufige Ursachen für einen fehlgeschlagenen ELStAM-Abruf sind:

• falsche Steuer-ID oder falsches Geburtsdatum,
• Anmeldung als Hauptarbeitgeber trotz Nebenarbeitsverhältnis,
• Referenzdatum vor dem tatsächlichen Eintritt,
• Abmeldung mit einem Referenzdatum vor dem Austritt,
• fehlerhafte oder noch nicht korrigierte Meldedaten.

Praxischeck 1. Steuer-ID und Geburtsdatum mit den Arbeitnehmerdaten abgleichen. 2. Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis eindeutig festlegen. 3. Beschäftigungsbeginn und Referenzdatum prüfen. 4. Änderungslisten regelmäßig abrufen und übernehmen. 5. Bei fehlenden ELStAM prüfen, ob Steuerklasse VI anzuwenden ist. 6. Bei technischen Problemen die 3-Monatsregelung und ggf. eine Bescheinigung des Finanzamts prüfen. 7. Bei PKV-/PPV-Fällen ab 2026 die elektronisch bereitgestellten Versicherungswerte kontrollieren. 8. Bei Arbeitgeberwechsel auf korrekte Ab- und Anmeldung achten.

Merksatz ELStAM sind die elektronische Grundlage des laufenden Lohnsteuerabzugs. Fehlen verwertbare Merkmale, ist Steuerklasse VI der Regelfall; Ausnahmen und Übergangsregelungen sind eng begrenzt.

Rechtsgrundlagen § 39 EStG – Lohnsteuerabzugsmerkmale. § 39e EStG – Bildung und Anwendung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale. § 39c EStG – Lohnsteuerabzug ohne elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale. BMF-Schreiben vom 13.12.2024, IV C 5 - S 2363/19/10007 :004, BStBl 2025 I S. 64.