GoBD — Belegfunktion und Verfahrensdokumentation

Belegfunktion (Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg")

• Jeder Geschäftsvorfall ist durch einen Originalbeleg oder einen geeigneten Eigenbeleg nachzuweisen.
• Pflichtinhalte des Belegs: eindeutige Belegnummer, Belegdatum, Geschäftspartner, Betrag und Währung, ggf. Fremdwährungskurs, USt-Satz, hinreichende Erläuterung des Geschäftsvorfalls.
• Mitgeltende Unterlagen (Verträge, Lieferscheine, Bestellungen) sind über eindeutige Verknüpfungen (Index, Barcode, Referenznummer) auffindbar zu machen.

Grund-/Journal-/Kontenfunktion

• Grundaufzeichnungsfunktion: vollständige und unveränderbare Erfassung jedes Geschäftsvorfalls zeitnah nach Entstehung.
• Journalfunktion: chronologische Darstellung aller gebuchten Geschäftsvorfälle (Buchungsprotokoll).
• Kontenfunktion: systematische, sachliche Ordnung auf Bestands- und Ertragskonten — Verdichtung nur zulässig, wenn die Einzelposten jederzeit reproduzierbar bleiben.

Bearbeitung von Belegen

• Belegsicherung sofort (laufende Nummerierung, Eingangsstempel, geordnete Ablage).
• Konvertierung von Papier in digitale Form ist zulässig, wenn bildliche und inhaltliche Übereinstimmung gewährleistet und die ursprüngliche Form vernichtet werden darf (Verfahrensdokumentation zur ersetzenden Erfassung notwendig).
• Eigenbelege nur in Ausnahmefällen, mit klarer Begründung und Unterschrift.

Internes Kontrollsystem (IKS)

• Maßnahmen, die Vollständigkeit, Richtigkeit und Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen sicherstellen: Funktionstrennung, Vier-Augen-Prinzip, Zugriffsschutz, Abstimm- und Kontrollroutinen, Protokollierung.
• IKS ist Teil der Buchführungspflicht — fehlt es, ist die formelle Ordnungsmäßigkeit gefährdet.

Verfahrensdokumentation (GoBD Rn. 151 ff.)

• Pflichtbestandteil jeder DV-gestützten Buchführung; muss Aufbau, Inhalt und Ablauf des Verfahrens vollständig und schlüssig erläutern.
• Mindestbestandteile: allgemeine Beschreibung, Anwender- und technische Dokumentation, Betriebsdokumentation, Beschreibung des IKS.
• Änderungen der Verfahren sind mit Versionsstand und Geltungszeitraum zu dokumentieren (historisierte Dokumentation).
• Typische Prüfungsschwerpunkte: ersetzendes Scannen, E-Mail-Eingang, Kassensysteme, Schnittstellen zwischen Vor- und Hauptsystemen, Archivierung.

Konsequenz: Fehlt oder ist die Verfahrensdokumentation unzureichend, kann dies allein die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung in Frage stellen, sofern dadurch die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Geschäftsvorfälle beeinträchtigt ist (BMF: nicht jede Lücke ist automatisch ein Mangel).