E-Rechnung: Umstellung bis zum 1.1.2027 vorbereiten

E-Rechnung: Umstellung bis zum 1.1.2027 vorbereiten

Überblick

Seit dem 1.1.2025 müssen inländische Unternehmer E-Rechnungen empfangen können. Für Rechnungsaussteller laufen die Übergangsregelungen schrittweise aus. Unternehmen sollten deshalb spätestens jetzt prüfen, ob ihre Buchhaltungs-, ERP- und Rechnungsprozesse E-Rechnungen sicher empfangen, erstellen, prüfen, freigeben, verbuchen und GoBD-konform aufbewahren können.

Der Schwerpunkt dieses Beitrags liegt auf der praktischen Umsetzung. Die E-Rechnung sollte nicht nur als Formatfrage, sondern als bereichsübergreifendes Prozessprojekt behandelt werden.

1. Warum jetzt Handlungsbedarf besteht

Bis zum 31.12.2026 können Rechnungsaussteller die allgemeinen Übergangsregelungen noch nutzen. Ab 2027 kommt es für bestimmte Unternehmer darauf an, ob der maßgebliche Vorjahresumsatz die Grenze von 800.000 EUR überschreitet.

Unternehmen sollten daher insbesondere klären:

• Welche Ausgangsrechnungen fallen ab 2027 unter die E-Rechnungspflicht?
• Welche Eingangsrechnungen kommen bereits als E-Rechnung?
• Welche Systeme können strukturierte Rechnungsdaten verarbeiten?
• Wo bestehen Medienbrüche?
• Wer ist intern für Prüfung, Freigabe, Buchung, Archivierung und Fehlerbehandlung verantwortlich?

Betroffen sind regelmäßig nicht nur Buchhaltung und Steuerabteilung, sondern auch IT, Einkauf, Vertrieb, Stammdatenpflege, Vertragsmanagement, Forderungsmanagement und Mahnwesen.

2. Was ist praktisch eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung i. S. d. § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Papierrechnungen, reine PDF-Dateien, Bilddateien oder Rechnungsangaben in einer E-Mail sind dagegen sonstige Rechnungen.

Für die Praxis entscheidend ist daher nicht allein die elektronische Übermittlung, sondern die strukturierte maschinelle Verarbeitbarkeit.

3. Geeignete Formate

In der Praxis stehen insbesondere folgende Formate im Vordergrund:

• XRechnung: strukturiertes XML-Format.
• ZUGFeRD: hybrides Format aus XML-Datensatz und PDF-Bildteil.

Bei hybriden Formaten ist der strukturierte Teil maßgeblich. Die eingesetzte Software sollte deshalb nicht nur den PDF-Teil anzeigen können, sondern auch den XML-Datensatz lesen, validieren, visualisieren, verarbeiten und archivieren können.

Andere Formate können ebenfalls zulässig sein, wenn die umsatzsteuerlich erforderlichen Angaben vollständig und richtig in ein EN-16931-konformes oder interoperables Format extrahiert werden können.

Eine technische Validierung ersetzt nicht die sachliche und steuerliche Rechnungsprüfung.

4. Welche Umsätze sind zu prüfen?

Für die praktische Umsetzung sollten insbesondere steuerbare inländische B2B-Umsätze identifiziert werden, bei denen Leistender und Leistungsempfänger im Inland ansässig sind und keine Ausnahme greift.

Prüflogik:

1. Wird über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet? 2. Ist der Umsatz steuerbar? 3. Ist der Leistungsempfänger Unternehmer und handelt er für sein Unternehmen? 4. Sind Leistender und Leistungsempfänger im Inland ansässig? 5. Greift eine Ausnahme? 6. Kann noch eine Übergangsregelung genutzt werden?

Die E-Rechnungspflicht kann insbesondere auch relevant sein bei:

• Gutschriften,
• Reverse-Charge-Fällen,
• § 13b-Umsätzen,
• Differenzbesteuerung,
• Reiseleistungen,
• Dauerschuldverhältnissen,
• Anzahlungen und Schlussrechnungen.

Kleinunternehmer sind nach dem bereitgestellten Beitrag von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen, müssen E-Rechnungen jedoch empfangen können.

5. Wann keine E-Rechnung erforderlich ist

Keine Pflicht zur Ausstellung besteht insbesondere bei:

• Rechnungen an Privatpersonen,
• bestimmten steuerfreien Umsätzen,
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR,
• Fahrausweisen,
• Leistungen von Kleinunternehmern.

Für die Systemlogik ist deshalb eine saubere Stammdatenpflege besonders wichtig. Relevante Daten sind insbesondere:

• Unternehmereigenschaft,
• Ansässigkeit,
• USt-IdNr. bzw. Wirtschafts-Identifikationsnummer,
• Rechnungsadresse,
• E-Rechnungsempfangsadresse,
• bevorzugtes Rechnungsformat,
• ggf. Zustimmung zu sonstigen elektronischen Rechnungen während der Übergangszeit.

6. Übergangsfristen

Bis 31.12.2026

Für Umsätze der Jahre 2025 und 2026 dürfen weiterhin sonstige Rechnungen verwendet werden. Papierrechnungen sind ohne Zustimmung des Empfängers möglich; sonstige elektronische Rechnungen wie PDF per E-Mail setzen weiterhin die Zustimmung des Empfängers voraus.

Bis 31.12.2027

Rechnungsaussteller mit einem maßgeblichen Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 EUR können die Übergangsregelung noch für 2027 nutzen.

EDI

Bestimmte EDI-Verfahren können ebenfalls noch bis Ende 2027 im Rahmen der Übergangsregelungen weiterverwendet werden.

Ab 2028

Nach Ablauf der Übergangsfristen ist bei erfassten inländischen B2B-Umsätzen grundsätzlich die E-Rechnung zu verwenden, sofern keine Ausnahme greift.

7. Projektplan für die Umstellung bis 1.1.2027

1. Projektverantwortung festlegen

Buchhaltung, Steuerabteilung, IT, Einkauf, Vertrieb, Forderungsmanagement, Mahnwesen sowie ggf. Steuerberatung und IT-Dienstleister einbinden.

Sinnvoll sind klare Rollen, insbesondere ein fachlicher Process Owner und ein technischer Product Owner.

2. Betroffene Geschäftsvorfälle erfassen

Zu prüfen sind insbesondere:

• Standardrechnungen,
• Reverse-Charge-Fälle,
• Dauerschuldverhältnisse,
• Anzahlungen,
• Abschlags- und Schlussrechnungen,
• Gutschriften,
• Rechnungskorrekturen,
• Bargeschäfte über 250 EUR,
• wiederkehrende Rechnungen.

3. Rechnungseingang organisieren

Empfangskanäle festlegen, z. B.:

• zentrales E-Mail-Postfach,
• Portal,
• Schnittstelle,
• sonstige zulässige Übermittlungswege.

Zusätzlich regeln:

• Wer überwacht den Eingang?
• Wie gelangt die Rechnung in den Workflow?
• Wie werden fehlerhafte oder nicht lesbare Dateien behandelt?

4. Rechnungsprüfung und Freigabe

Der strukturierte Datensatz muss sichtbar gemacht, validiert und sachlich sowie steuerlich geprüft werden können.

Festzulegen ist:

• Welche Pflichtangaben werden automatisch geprüft?
• Wann erfolgt eine manuelle Prüfung?
• Wie werden Leistungsbeschreibungen und Anhänge geprüft?
• Wie werden Fehler dokumentiert und behoben?

5. Rechnungsausgang vorbereiten

Die Software sollte insbesondere folgende Fälle beherrschen:

• Standardrechnungen,
• Gutschriften,
• Stornos,
• Rechnungsberichtigungen,
• Abschlags- und Schlussrechnungen,
• Dauerrechnungen,
• Sammelrechnungen,
• Rechnungen mit Anhängen.

6. Stammdaten bereinigen

Kunden- und Lieferantenstammdaten müssen aktuell und eindeutig sein.

7. Archivierung und GoBD-Prozess prüfen

Zumindest der strukturierte Teil der E-Rechnung muss in ursprünglicher und unveränderter Form aufbewahrt werden.

Die Verfahrensdokumentation sollte insbesondere regeln:

• welche Bestandteile gespeichert werden,
• wie Anhänge archiviert werden,
• wie Rechnungen später lesbar gemacht werden,
• wie Änderungen und Fehlerbehandlungen dokumentiert werden.

8. Testphase durchführen

Mit wichtigen Kunden und Lieferanten sollten End-to-End-Tests durchgeführt werden.

Zu testen sind:

• Versand,
• Empfang,
• Validierung,
• Sichtbarmachung,
• Buchung,
• Zahlungsfreigabe,
• Archivierung,
• spätere Recherche.

Auch Fehlerfälle sollten getestet und dokumentiert werden.

9. Mitarbeitende schulen

Alle Beteiligten, die Rechnungen erstellen, prüfen, freigeben, buchen oder archivieren, müssen in die neuen Abläufe eingewiesen werden.

10. Single Source of Truth festlegen

Es sollte eindeutig bestimmt werden, welches System für Umsatzsteuermeldungen und Rechnungsdaten führend ist.

8. Typische Fallstricke

Hybride Formate

Bei ZUGFeRD darf nicht nur der PDF-Teil geprüft werden. Maßgeblich ist der strukturierte Datensatz.

Pflichtangaben

Alle umsatzsteuerlich erforderlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil enthalten sein. Externe Links oder Angaben ausschließlich im PDF-Bildteil reichen nicht aus, wenn die Angaben Bestandteil der Rechnung sein müssen.

Dauerschuldverhältnisse

Bei Miet-, Leasing- oder Wartungsverträgen sollte geprüft werden, ob eine E-Rechnung für den ersten Teilleistungszeitraum erforderlich ist und ob bestehende Dauerrechnungen Bestandsschutz genießen.

Anzahlungen und Schlussrechnungen

Diese Fälle sollten besonders intensiv getestet werden, weil ihre technische Abbildung regelmäßig komplexer ist.

Rechnungsberichtigungen

Besteht für den ursprünglichen Umsatz E-Rechnungspflicht, muss grundsätzlich auch die Berichtigung in der vorgeschriebenen Form erfolgen.

Ändert sich lediglich die Bemessungsgrundlage nach § 17 UStG, ist nicht in jedem Fall eine formelle Rechnungsberichtigung erforderlich. Änderungen des Leistungsumfangs oder der Leistungsbeschreibung können dagegen eine Berichtigung notwendig machen.

Bargeschäfte über 250 EUR

Für Hotel, Gastronomie, Baumarkt, Tankstelle und ähnliche Geschäftsvorfälle sollte ein klarer Prozess bestehen, wie nachträglich eine E-Rechnung angefordert, empfangen, geprüft und archiviert wird.

Archivierung

Der strukturierte Datensatz muss in ursprünglicher Form erhalten bleiben. GoBD-Anforderungen sind zusätzlich zu beachten.

Schnittstellen

Besondere Risiken entstehen an Übergängen zwischen:

• Kundenportal,
• E-Mail,
• DMS,
• ERP,
• Zahlungsfreigabe,
• Mahnwesen,
• Steuerberaterzugang,
• Archiv.

9. Vorsteuerabzug und Übergangsregelungen

Während der Übergangszeiträume können sonstige Rechnungen weiterhin zulässig sein.

Wird die Übergangsregelung wirksam genutzt, ist eine Rechnung nicht allein deshalb fehlerhaft, weil sie noch keine E-Rechnung ist.

Besteht dagegen bereits eine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung und wird nur eine sonstige Rechnung ausgestellt, können Risiken bei Rechnungsberichtigung und Vorsteuerabzug entstehen.

Unternehmen sollten deshalb dokumentieren, wann sie Übergangsregelungen nutzen und ab wann zwingend E-Rechnungen ausgestellt werden.

10. Checkliste bis 1.1.2027

Bis zum 1.1.2027 sollten insbesondere folgende Punkte erledigt sein:

• betroffene Ausgangsumsätze identifizieren,
• 800.000-EUR-Grenze prüfen,
• relevante Kunden und Geschäftsvorfälle bestimmen,
• zentralen Empfangskanal festlegen,
• Zuständigkeiten definieren,
• unterstützte Rechnungsformate festlegen,
• XRechnung und ZUGFeRD technisch testen,
• Viewer- und Validierungsfunktionen einrichten,
• Stammdaten aktualisieren,
• Validierungsprozess dokumentieren,
• Rechnungsausgang inklusive Sonderfälle testen,
• Berichtigungsprozess festlegen,
• Bargeschäfte über 250 EUR organisatorisch lösen,
• Dauerschuldverhältnisse und Anzahlungsfälle dokumentieren,
• Archivierung des strukturierten Datensatzes sicherstellen,
• Verfahrensdokumentation anpassen,
• Single Source of Truth für Umsatzsteuermeldungen bestimmen,
• Mitarbeitende schulen,
• Testläufe mit wichtigen Geschäftspartnern durchführen,
• Steuerberatung und IT-Dienstleister rechtzeitig einbinden.

Praxisfazit

Die Umstellung sollte pragmatisch priorisiert werden:

1. Empfang sicherstellen. 2. E-Rechnungen sichtbar machen und validieren. 3. Sachliche und steuerliche Prüfung organisieren. 4. Buchung und Zahlungsfreigabe integrieren. 5. Strukturierte Daten ordnungsgemäß archivieren. 6. Danach Automatisierung und Schnittstellen weiter optimieren.

Die E-Rechnung ist damit nicht nur ein neues Rechnungsformat, sondern ein End-to-End-Prozess, der technische, steuerliche und organisatorische Bereiche gleichzeitig betrifft.