Arbeitnehmer oder selbstständig? Lohnsteuerliche Abgrenzung

Kernaussage Ob jemand Arbeitnehmer oder selbstständig tätig ist, wird lohnsteuerlich nach dem Gesamtbild der tatsächlichen Verhältnisse beurteilt. Entscheidend ist, wie die Tätigkeit wirklich ausgeübt wird. Die Bezeichnung als „freier Mitarbeiter“, „Honorarkraft“ oder „Selbstständiger“ ist für sich allein nicht maßgebend.

Die Abgrenzung ist besonders wichtig, weil die lohnsteuerlichen Arbeitgeberpflichten – insbesondere Einbehalt und Abführung der Lohnsteuer – an das Vorliegen eines Dienstverhältnisses anknüpfen. Eine fehlerhafte Einordnung kann zu einer Haftung des Arbeitgebers führen.

1. Grundprinzip der Abgrenzung Für die Beurteilung gibt es kein einzelnes Merkmal, das immer entscheidet. Sämtliche Umstände des Einzelfalls sind gegeneinander abzuwägen.

Typische Merkmale für eine Arbeitnehmertätigkeit:

• Weisungsgebundenheit hinsichtlich Inhalt, Durchführung, Zeit oder Ort der Tätigkeit,
• Eingliederung in die betriebliche Organisation des Auftraggebers,
• persönliche Verpflichtung zur Arbeitsleistung,
• feste oder laufende Vergütung,
• kaum eigenes Unternehmerrisiko,
• Nutzung der Arbeitsmittel und Infrastruktur des Arbeitgebers,
• Entgeltfortzahlung, Urlaub oder vergleichbare arbeitnehmertypische Regelungen.

Typische Merkmale für eine selbstständige Tätigkeit:

• eigene Unternehmerinitiative,
• eigenes Unternehmerrisiko,
• weitgehend freie Gestaltung von Arbeitszeit, Arbeitsort und Durchführung,
• eigene Betriebsmittel oder eigener Kapitaleinsatz,
• Tätigkeit für mehrere Auftraggeber,
• eigene Preis- und Auftragsgestaltung,
• Möglichkeit, Aufträge abzulehnen oder die Tätigkeit organisatorisch selbst zu bestimmen.

Merke: Kein Merkmal entscheidet isoliert. Maßgeblich bleibt immer das Gesamtbild.

2. Typischerweise Arbeitnehmer Nach Rechtsprechung und Verwaltungsauffassung werden unter anderem häufig als Arbeitnehmer eingeordnet:

• Auszubildende sowie Schüler und Studenten in Beschäftigungsverhältnissen,
• Krankenhausärzte im Rahmen ihres Dienstverhältnisses,
• Haushaltshilfen, Reinigungskräfte und Hausmeister,
• Heimarbeiter,
• Kassierer und typische Callcenter-Beschäftigte,
• Berufskraftfahrer ohne eigenes nennenswertes Unternehmerrisiko,
• Leiharbeitnehmer gegenüber dem Verleiher,
• Orchestermusiker in fester Besetzung,
• Berufssportler,
• Zeitungsausträger,
• Geschäftsführer einer Kapitalgesellschaft grundsätzlich für lohnsteuerliche Zwecke.

Auch kurzfristige oder nur stundenweise Tätigkeiten können ein Dienstverhältnis sein. Eine geringe Beschäftigungsdauer schließt die Arbeitnehmereigenschaft nicht aus.

3. Typischerweise selbstständig Häufig selbstständig oder freiberuflich tätig sind beispielsweise:

• Ärzte in eigener Praxis,
• Aufsichtsratsmitglieder,
• externe Datenschutzbeauftragte mit eigener unternehmerischer Tätigkeit,
• Künstler und Fotomodelle,
• private Lehrer oder Nachhilfelehrer mit eigener Auftragsgestaltung,
• Hausverwalter für Wohnungseigentümergemeinschaften,
• Lotsen im See- und Hafenwesen,
• Übersetzer und Synchronsprecher bei entsprechend freier Tätigkeit,
• nebenberufliche Übungsleiter oder Trainer bei selbstständiger Ausgestaltung,
• Prüfer bei nebenberuflicher Prüfungstätigkeit.

Auch hier gilt: Die Berufsbezeichnung allein genügt nicht. Die konkrete Durchführung kann zu einer anderen Einordnung führen.

4. Tätigkeiten mit besonderem Prüfungsbedarf Bei zahlreichen Tätigkeiten ist eine pauschale Zuordnung nicht möglich. Besonders genau zu prüfen sind etwa:

• IT-Berater und Consultants,
• Handels- und Reisevertreter,
• Buchhalter auf Honorarbasis,
• Musiker außerhalb fester Ensembles,
• Lehrer und Dozenten im Nebenberuf,
• Reiseleiter,
• Urlaubsvertretungen,
• Verkaufs- und Werbekräfte,
• Amateursportler,
• Tätigkeiten mit erfolgsabhängiger Vergütung.

Je stärker eine Person in die Organisation des Auftraggebers eingegliedert ist und je weniger eigenes wirtschaftliches Risiko sie trägt, desto eher spricht dies für ein Dienstverhältnis.

5. Angehörige im Betrieb Auch Ehegatten, Kinder und andere Angehörige können Arbeitnehmer sein. Ein Arbeitsverhältnis unter nahen Angehörigen wird steuerlich jedoch nur anerkannt, wenn es ernsthaft vereinbart und tatsächlich wie vereinbart durchgeführt wird.

Wichtige Punkte sind insbesondere:

• klar geregelter Tätigkeitsbereich,
• vereinbarte Arbeitszeit,
• angemessene Vergütung,
• regelmäßige tatsächliche Lohnzahlung,
• fremdübliche Ausgestaltung des Arbeitsverhältnisses.

Bloße familienhafte Mithilfe reicht nicht für ein steuerlich anzuerkennendes Arbeitsverhältnis aus.

6. Neben- und Aushilfstätigkeiten Eine Neben- oder Aushilfstätigkeit ist grundsätzlich eigenständig zu beurteilen. Eine Person kann deshalb im Hauptberuf Arbeitnehmer und daneben selbstständig tätig sein.

Wird die Nebentätigkeit jedoch für denselben Arbeitgeber ausgeübt und steht sie in engem Zusammenhang mit dem Hauptarbeitsverhältnis, spricht dies regelmäßig für eine einheitliche nichtselbstständige Tätigkeit. Die zusätzliche Vergütung gehört dann grundsätzlich zum Arbeitslohn.

7. Besonderheit: Gesellschafter-Geschäftsführer Die lohnsteuerliche und sozialversicherungsrechtliche Beurteilung kann auseinanderfallen.

Ein Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH kann lohnsteuerlich Arbeitnehmer sein, obwohl wegen einer beherrschenden Stellung sozialversicherungsrechtlich keine abhängige Beschäftigung vorliegt. Deshalb darf die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung nicht automatisch auf das Lohnsteuerrecht übertragen werden.

Bei Personengesellschaften ist die Situation anders: Vergütungen eines Mitunternehmers für seine Tätigkeit für die Gesellschaft gehören grundsätzlich zu den gewerblichen Einkünften und nicht zu Arbeitslohn.

8. Lohnsteuer und Sozialversicherung getrennt prüfen Für die Sozialversicherung richtet sich die Beschäftigung insbesondere nach § 7 SGB IV. Die Kriterien ähneln der lohnsteuerlichen Abgrenzung, beide Rechtsgebiete sind jedoch rechtlich eigenständig zu beurteilen.

In vielen Fällen führen beide Prüfungen zum gleichen Ergebnis. Abweichungen sind aber möglich – besonders bei Gesellschaftern und Geschäftsführern.

Praxischeck Bei Zweifeln sollte die Tätigkeit anhand folgender Fragen geprüft werden: 1. Wer bestimmt Inhalt, Zeit, Ort und Ablauf der Arbeit? 2. Ist die Person in Arbeitsorganisation und Betriebsabläufe eingegliedert? 3. Trägt sie ein eigenes wirtschaftliches Risiko? 4. Setzt sie eigenes Kapital oder eigene wesentliche Betriebsmittel ein? 5. Kann sie Aufträge ablehnen und ihre Tätigkeit frei organisieren? 6. Arbeitet sie für mehrere Auftraggeber? 7. Bestehen typische Arbeitnehmerrechte wie Urlaub oder Entgeltfortzahlung? 8. Entspricht die tatsächliche Durchführung dem schriftlichen Vertrag?

Merksatz Nicht der Vertragstitel entscheidet, sondern die tatsächliche Tätigkeit: Je stärker Weisungsgebundenheit und betriebliche Eingliederung und je geringer das eigene Unternehmerrisiko, desto eher liegt lohnsteuerlich ein Dienstverhältnis vor.

Rechtsgrundlagen § 1 LStDV – Arbeitnehmer und Dienstverhältnis. H 19.0 LStH – Hinweise zum Arbeitnehmerbegriff. H 19.2 LStH – Abgrenzung von Arbeitslohn und anderen Einkünften. § 7 SGB IV – Beschäftigung im sozialversicherungsrechtlichen Sinne.