Geplante Kassenpflicht ab 2028 – Zweites Kassengesetz

Geplante Kassenpflicht ab 2028 – Zweites Kassengesetz

Stand: 25.09.2026 Art: Gesetzvorhaben / Regierungsentwurf

WICHTIG: Der Beitrag beschreibt den vom Bundeskabinett beschlossenen Regierungsentwurf. Die Regelungen sind noch nicht endgültig geltendes Recht. Vor einer praktischen Anwendung ist der aktuelle Stand des Gesetzgebungsverfahrens zu prüfen.

ZIEL DES GESETZENTWURFS

Der Regierungsentwurf soll Kassenaufzeichnungen weiter digitalisieren und Steuerhinterziehung insbesondere bei Kasseneinnahmen erschweren.

Kernpunkte sind: • Einführung einer Registrierkassenpflicht ab 2028, • Ablösung der papierhaften Belegausgabe durch eine elektronische Belegbereitstellung, • zusätzliche Ermittlungs- und Sanktionsmöglichkeiten bei Manipulation elektronischer Aufzeichnungssysteme, • weitere Digitalisierung handels- und steuerrechtlicher Aufzeichnungen.

KASSENPFLICHT AB 2028

Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von mehr als 100.000 € sollen grundsätzlich ein elektronisches Aufzeichnungssystem einsetzen müssen.

Damit soll bei Überschreiten der maßgeblichen Umsatzgrenze die bisher mögliche Verwendung einer offenen Ladenkasse grundsätzlich entfallen.

Für Steuerpflichtige mit Barumsätzen von weniger als 12.000 € im Jahr sieht der Regierungsentwurf eine Ausnahme von der Kassenpflicht vor.

BEGINN DER KASSENPFLICHT

Die Kassenpflicht soll grundsätzlich ab 2028 greifen.

Bei einer späteren erstmaligen Überschreitung der Umsatzgrenze soll die Verpflichtung ab dem 1. April des Folgejahres gelten.

Beispiel: Wird die maßgebliche Umsatzgrenze erstmals im Jahr 2028 überschritten, beginnt die Kassenpflicht grundsätzlich am 1. April 2029.

Wird die Grenze bereits im maßgeblichen Ausgangsjahr für den Start 2028 überschritten, kann die Kassenpflicht bereits ab 2028 greifen.

Bei einem späteren Beginn der Kassenpflicht ist eine Mitteilung an das zuständige Finanzamt innerhalb eines Monats nach Beginn vorgesehen.

ENDE DER KASSENPFLICHT

Die Kassenpflicht soll nicht bereits bei einem einmaligen Rückgang des Umsatzes entfallen.

Sie endet nach dem Entwurf erst mit Ablauf des dritten aufeinanderfolgenden Kalenderjahres, in dem der Gesamtumsatz jeweils nicht mehr als 100.000 € beträgt.

ANFORDERUNGEN AN DAS ELEKTRONISCHE AUFZEICHNUNGSSYSTEM

Das eingesetzte elektronische Aufzeichnungssystem muss den Anforderungen des § 146a Abs. 1 AO entsprechen.

Dazu gehören insbesondere: • Schutz der Aufzeichnungen durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE), • Erzeugung der erforderlichen digitalen Grundaufzeichnungen, • Unterstützung der digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K).

Als Systeme kommen insbesondere Registrierkassen, komplexe Kassensysteme oder entsprechende Cloud-Kassen in Betracht.

WELCHE ZAHLUNGSVORGÄNGE SIND ZU ERFASSEN?

Nach dem Regierungsentwurf soll die Aufzeichnungspflicht insbesondere Betriebseinnahmen, Betriebsausgaben, Entnahmen, Einlagen und durchlaufende Posten umfassen.

Ausgenommen sind Zahlungsflüsse, die unbar durch Lastschrift oder Überweisung über ein Konto des Steuerpflichtigen abgewickelt werden.

Damit sind insbesondere Barzahlungen sowie Zahlungen mit Debit- oder Kreditkarten über das elektronische Aufzeichnungssystem zu erfassen.

AUSNAHMEN UND HÄRTEFÄLLE

Neben der gesetzlichen Ausnahme für geringe Barumsätze sollen weitere allgemeine Ausnahmen durch Rechtsverordnung geregelt werden können.

Als mögliche Anwendungsbereiche nennt das BMF beispielsweise: • Vertrauenskassen, • Direktvermarktung in landwirtschaftlichen Betrieben, • Wochen- und Jahrmärkte.

Daneben sollen individuelle Befreiungen in Härtefällen möglich sein.

Eine Befreiung kann insbesondere zu prüfen sein, wenn die Umsatzgrenze nur aufgrund besonderer Umstände überschritten wird, beispielsweise: • durch das Zusammentreffen verschiedener Tätigkeiten oder • aufgrund eines einmaligen außergewöhnlichen Ereignisses.

PAPIERBON WIRD DURCH BELEGBEREITSTELLUNG ABGELÖST

Zum 1. Januar 2028 soll die bisherige papierhafte Belegausgabepflicht durch eine Belegbereitstellungspflicht ersetzt werden.

Digitale Belege sollen damit zum Regelfall werden.

Wichtig: Die Belegpflicht als solche verschwindet nicht. Geändert werden soll insbesondere die Form der Bereitstellung.

WEITERE MASSNAHMEN GEGEN STEUERHINTERZIEHUNG

Der Regierungsentwurf enthält zusätzlich unter anderem: • einen Steuerstraftatbestand für den Einsatz und das Inverkehrbringen von Manipulationsprogrammen für elektronische Aufzeichnungssysteme, • einen Ordnungswidrigkeitstatbestand bei fehlender Belegbereitstellung, • einen Ordnungswidrigkeitstatbestand für das unzulässige Nichtverwenden eines vorgeschriebenen elektronischen Aufzeichnungssystems mit TSE, • erweiterte Ermittlungsbefugnisse der Finanzbehörden bei der Fälschung technischer Aufzeichnungen, • Zuständigkeitsregelungen für Kassen-Nachschauen bei fahrenden Händlern, • eine Mitteilungspflicht beim Wechsel der TSE, • erweiterte Verwendungsmöglichkeiten von Angaben aus dem Besteuerungsverfahren für Steuerstrafverfahren, • eine Erweiterung des § 146a AO auf bestimmte Wegstreckenzähler bei Mietwagen.

PRAXIS-CHECKLISTE

Bei Mandanten mit offenen Ladenkassen bzw. bargeld- oder kartenzahlungsintensiven Betrieben künftig insbesondere prüfen:

1. Wie hoch ist der Gesamtumsatz des Unternehmens? 2. Wird die Grenze von 100.000 € überschritten? 3. Wie hoch sind die jährlichen Barumsätze? 4. Greift die vorgesehene Ausnahme bei Barumsätzen unter 12.000 €? 5. Ab welchem Kalenderjahr wurde die Umsatzgrenze erstmals überschritten? 6. Ab welchem Zeitpunkt beginnt danach die Kassenpflicht? 7. Besteht eine Mitteilungspflicht gegenüber dem Finanzamt? 8. Wird bereits ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet? 9. Entspricht dieses § 146a AO und verfügt es über eine zertifizierte TSE? 10. Können Daten nach DSFinV-K bereitgestellt werden? 11. Werden Bar-, Debit- und Kreditkartenzahlungen vollständig im Kassensystem erfasst? 12. Kommt eine allgemeine Ausnahme oder eine Härtefallbefreiung in Betracht? 13. Wurde die elektronische Belegbereitstellung organisatorisch vorbereitet? 14. Wurde vor Umsetzung geprüft, ob der Regierungsentwurf im Gesetzgebungsverfahren noch geändert wurde?

MERKSÄTZE

• Geplante Kassenpflicht ab 2028 bei mehr als 100.000 € Gesamtumsatz. • Vorgesehene Ausnahme bei Barumsätzen von weniger als 12.000 € jährlich. • Elektronische Systeme müssen insbesondere § 146a AO, TSE und DSFinV-K berücksichtigen. • Barzahlungen sowie Debit- und Kreditkartenzahlungen sind grundsätzlich über das System zu erfassen. • Papierbons sollen ab 2028 durch elektronische Belegbereitstellung abgelöst werden. • Weitere Ausnahmen sollen durch Rechtsverordnung und in Härtefällen möglich sein. • Stand 25.09.2026: Regierungsentwurf – noch keine endgültig beschlossene Rechtslage.

FUNDSTELLE

Bundesministerium der Finanzen, Regierungsentwurf eines Gesetzes zur Fortentwicklung von Kassenaufzeichnungen und zur Bekämpfung von Steuerhinterziehung sowie zur weiteren Digitalisierung handels- und steuerrechtlicher Aufzeichnungen („Zweites Kassengesetz“), Kabinettsbeschluss vom 23.09.2026.